Nuevos esquemas de productividad

 
El dicho: “No por mucho madrugar amanece más temprano” se puede aplicar al tema de rendimiento: ”No por mucho trabajar se obtienen mayores resultados”.

En una lista donde la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico), evalúa a 38 países, México ocupa el segundo lugar cómo país trabajador, con 50 horas o más a la semana y el de menor rendimiento. O sea, somos muy trabajadores pero con pocos resultados.

Si llevamos estas cifras a nuestro ámbito de trabajo, nos preguntamos, ¿qué hace que se tengan resultados tan poco eficientes?

En México el artículo 123 de la Constitución de 1917, estableció la jornada laboral de ocho horas, derivada de una costumbre que llegó con la Revolución Industrial para maximizar la producción. Cuando se estableció este sistema, las condiciones y las necesidades eran otras. Actualmente seguimos teniendo el mismo esquema aunque el entorno ha cambiado y dista mucho de las condiciones  de hace 100 años.

En el mismo estudio la OCDE afirma, que los países más productivos actualmente, trabajan menos de ocho horas por día: Luxemburgo, Noruega, Australia y Suiza en los primeros cuatro lugares, con seis horas en promedio, por día. Su rendimiento económico está muy lejos de lo que se obtiene en México.

Para el investigador Benjamin Hardy, especializado en temas de productividad, en la variable tiempo, debemos de tomar en cuenta calidad vs cantidad.

Hablando del individuo promedio en nuestro país, las primeras horas del día deben estar enfocadas a los aspectos más creativos, porque son las horas en las que nuestro cerebro está más alerta y tiene más capacidad para enfrentar y solucionar problemas. Por supuesto que hay algunas personas que funcionan mejor en la noche y para ellas la solución es otra.

Calidad vs cantidad

La calidad en la concentración en estas primeras horas, es mucho mayor que conforme va avanzando el día. Estas primeras tres horas son primordiales. Por eso, hay que dejar para después el correo, las redes sociales, el ejercicio e incluso las juntas de trabajo. No hay que desperdiciar esa energía vital, en actividades que pueden posponerse para las horas de la tarde. Conforme pasen las semanas, el resultado positivo será evidente.

El concepto es simple: al principio de la jornada, desarrollar una actividad intelectual intensa, sin distracciones. Tres horas más tarde, practicar tareas que nos lleven a recuperar la energía gastada, de forma placentera. El resultado: un trabajo de mayor calidad con resultados sobresalientes.

Ganar la guerra

 
“Los guerreros experimentados, primero ganan la batalla y después van a la guerra”, dice un viejo refrán chino. Muchos no saben porqué no tienen los resultados deseados si han hecho un gran esfuerzo y han seguido al pie de la letra lo que dicen los expertos. Si lo aplicamos a nuestro proyecto: las batallas son los objetivos y la guerra, la meta.

Debemos esperar el momento apropiado para celebrar el triunfo. La mayoría se emociona con un primer logro y organiza una celebración demasiado pronto. Como ya no sienten la misma presión, bajan la velocidad y pierden el impulso que habían logrado.

Seguramente conoces esa frase tan popular entre los aficionados al futbol: “jugaron como nunca y perdieron como siempre”. Se confían con un pequeño logro y dan por hecho que ya tienen el triunfo asegurado.

La tendencia a celebrar todo, se vuelve un hábito que nos hace perder de vista a dónde vamos. Las primeras victorias son importantes pero el objetivo principal es lo que importa; no dejes que te aparten de las victorias realmente importantes. Las celebraciones antes de tiempo deterioran la posibilidad de lograr la meta que nos hemos fijado.

“El guerrero experimentado no despega la vista del horizonte”

El éxito no sucede de la nada, no ocurre de forma espontánea. El éxito se obtiene a través de constancia y disciplina, con pequeños avances, que unidos a lo largo del tiempo, nos permiten llegar al objetivo.

“No celebres hasta que hayas llegado a la meta”

Cuando la presión te llegue a cansar y a desanimar, no olvides que tienes a la mano una herramienta muy efectiva: la constancia. Te sirve para mantener el ritmo, apretar el paso y lograr el avance que necesitas. La constancia te transforma en una persona de excelencia; haz uso de ella y llegarás a la ansiada meta con toda seguridad.

Y cuando el objetivo se haya logrado plenamente, celebra el triunfo como el guerrero que no se conformó con celebrar el triunfo de una batalla, si no que tuvo el temple suficiente, para seguir y lograr la victoria final.

Características de una buena voz

 
En muchas profesiones vales lo que sepas hacer con tu voz. En lugar de subir el volumen, prepárate y consolida tus argumentos.

Voz es el sonido que sale a través de la boca y también, voz es la forma que toman nuestros pensamientos cuando nos comunicarnos con los otros. La voz va mucho más allá de lo que percibimos cuando escuchamos a gente hablando o cantando. Hay voces chillonas, otras graves, claras, apacibles, débiles y voces fuertes.

En una presentación el manejo de la voz es primordial; puede ser nuestra aliada o nuestra detractora. Para hablar de forma eficiente, hay que empezar por una dinámica que nos ayude a sacar el máximo provecho de nuestro instrumento de presentación.

En primer lugar el énfasis y la fuerza que le damos a ciertas palabras, nos ayudan a poner la atención en determinadas ideas, debe de percibirse de manera natural pero contundente. La voz debe escucharse con suficiente energía para que envuelva a la audiencia y no que los escuchas tengan que hacer un esfuerzo para captar lo que el conductor está diciendo.

En el tono de voz, debe de percibirse emoción. Un orador cuya voz que se escucha con la misma modulación es “monótona», dificulta la comprensión en lugar de favorecerla.

El ritmo y la velocidad es primordial. Algunos oradores parecieran estar participando en una carrera de autos para llegar en primer lugar. La audiencia necesita variaciones en ritmo de lo que está escuchando, para mantener el interés; las variaciones son indispensables. Si estamos hablando de emociones, el ritmo debe de ser acorde a lo que describimos.

Mediante momentos de silencio, se crea un ambiente de suspenso que hace que el escucha regrese al presentador si por alguna razón se había distraído del tema. Las pausas y el silencio son herramientas que sirven para crear tensión, énfasis, suspenso, para establecer puentes entre dos ideas o para hacer una transición entre temas. El silencio cuando lo sabemos aplicar es un arma poderosa.

La calidad de voz, que es con lo que cada uno nace, es igualmente importante. Dos de las clasificaciones son: en cuanto a tono (grave o agudo) y por su intensidad (fuerte o débil). Para ser un buen presentador, que es lo que nos ocupa aquí, la voz de un orador debe de tener claridad y presencia para mantener el interés de la audiencia.

Si no tienes la voz que te gustaría, puedes desarrollarla con el entrenamiento adecuado. Para comenzar, te sugerimos la siguiente página: 7 ejercicios para mejorar la voz. https://www.youtube.com/watch?v=4lQoCP_wN6k, o, toma clases de canto.

 

Pautas para reforzar la comunicación en el equipo

 
El 10% de los conflictos, se deben a una diferencia de opinión. El 90% restante, a un tono de voz equivocado.

La capacidad de comunicarse es una habilidad, individual o de equipo, que nos permite poder tener un diálogo abierto, equilibrado, enfocado a tratar asuntos difíciles, en circunstancias retadoras.

Hay pautas que favorecen la capacidad de diálogo:

  1. Cuando expreses tus puntos de vista, manéjalos como hipótesis y no como afirmaciones contundentes.
  2. Haz que tu exposición sea clara y explica las ideas que la sustentan para que todos puedan ver, explorar y evaluar cómo manejaste el contenido de tu propuesta.
  3. Prueba la idea que estás desarrollando, con los miembros de tu equipo.  Obsérvala desde su perspectiva y evalúa los puntos opuestos a los tuyos.
  4. Cuestiona, de manera genuina, las observaciones de tus colegas, especialmente si su posición es contraria a la tuya.
  5. Mantente abierto a las ideas de los demás, enfócate en lo que puedes aprender, qué es lo que realmente piensan y cómo ven el asunto.
  6. Actúa de forma objetiva y honesta cuando el grupo esté trabajando bajo presión.
  7. Muéstrate valiente cuando sea necesario dirigir temas espinosos. Hazlo con valentía y evita ser arrogante.
  8. Controla la pasión cuando tengas que conversar sobre cuestiones problemáticas y así evitarás situaciones desagradables para todos en el equipo.
  9. Apóyate en las diferencias y procura aprender de ellas, aún cuando para ti no tengan nada interesante.Haz lo posible para que todos tus colegas se interesen por aplicar los puntos que hemos mencionado en este resumen.
  10. Promueve la comunicación compartiendo puntos de vista, dudas y una crítica constructiva. Aplícalos de manera sistemática.

Cuando en un equipo se practica la unión, la paciencia y la humildad, los obstáculos más difíciles pueden enfrentarse con optimismo y con la voluntad de superarlos. Los retos más complejos pueden convertirse en oportunidades que fortalezcan la comunicación dentro del equipo.

Algunas de las ideas fueron tomadas del artículo Conversational Capacity, del coach Craig Hardy.

Errores comunes al usar PowerPoint

PowerPoint fue desarrollado por ingenieros como una herramienta para comunicarse con el departamento de marketing. Los programadores vieron en este programa un instrumento para ahorrar tiempo y dinero a la empresa, en lugar de crear diapositivas de manera convencional. Una vez que tuvo vida propia, PowerPoint se volvió independiente y llegó a millones de usuarios. Es una herramienta muy valiosa.

Tiene la capacidad de comunicar conceptos verbales muy densos de manera efectiva. A medida que las empresas necesitan comunicarse  de manera más y más rápida, es un elemento que enlaza a grupos que dependen de la comunicación, interna o a distancia. Es mucho más efectivo que los correos electrónicos porque permite comunicar ideas gráficas.

Acércate a PowerPoint. Este programa  es un asistente versátil que ha sido mal interpretado. La mayoría se enfoca a poner un número infinito de bullets que nos mandan a leer textos y hacerlo muy confuso y aburrido. Las plantillas son buenas, pero los criterios con que se utilizan son muy malos. Hay que saber aplicar las tipografías, colores, fondos, gráficos e imágenes.

El propósito de PowerPoint es establecer comunicación con nuestros interlocutores. Desafortunadamente esos objetivos no se cumplen porque:

  1. Se utiliza como teleprompter. Piensen en todas las veces que han asistido a una reunión en las que el presentador utiliza las láminas para leerle el contenido a la audiencia. Es la mejor manera de hacer que pierdan interés en las ideas. Algunos utilizan la presentación en PowerPoint para justificar el trabajo que han hecho durante un periodo y le dan carácter de resumen para evitarse más trabajo.
  2. Se utiliza para presentar números, gráficas y tablas. Si tu intención es manejar cifras y resultados, entonces mejor cancela la reunión y manda la información por correo. Los asistentes a tu presentación necesitan sentir que estás ahí para transmitirles ideas y conceptos. Se trata de hacer contacto a nivel cerebral entre tus oyentes y tú, de dar nuevas propuestas, diferentes enfoques y puntos de vista. Hacerlo sin transmitir emoción y pasión es imposible. PowerPoint brinda una excelente oportunidad para aprovechar la pantalla, hacer contacto visual y encender el lado derecho del cerebro de la audiencia.
  3. Se utiliza para justificar resultados. ¿Por qué nos cuesta tanto trabajo aceptar que se trata de vender? Todas las actividades humanas tienen el objetivo de convencer aunque no lo aceptemos abiertamente.  Vendemos conceptos, vendemos formas de vida, posiciones políticas y productos. Si crees en tus ideas, véndelas.

Algunas ideas fueron tomadas del libro Bad Presentations de Seth Godin.

Atrapa ideas

 
La mayoría de los grandes creadores: escritores, arquitectos, pintores, etc. cargan siempre una libreta en la que apuntan las ideas que en un momento inesperado, surgen como semillas de un concepto magistral.

¿Cuántas veces estando en medio del tráfico, sin poder avanzar, se te ha ocurrido una idea que puede ser el comienzo de un gran proyecto? ¿Cuántas ideas han empezado en un pedazo de servilleta en un café o en un bar? Llevar siempre una libreta es una herramienta poderosa para atrapar ideas y sueños:

  • Sirve como plataforma de despegue de ideas.
  • Es un vehículo para ejercitar la imaginación.
  • Sirve para llevar un registro del avance de proyectos.
  • En un panorama más amplio, nos ayuda a llevar un registro de nuestra historia de vida.
  • En estos cuadernos puedes escribir comentarios y dibujos en diferentes colores y hasta hacer un mapa mental o una tormenta de ideas que más tarde pongas en hojas más grandes para desarrollarlos.
  • Es mejor empezar el día escribiendo en un cuaderno en lugar de en la computadora, según algunos escritores.
  • La disciplina de escribir diariamente es una forma de ejercitar la mente mediante las palabras. Algunos autores aseguran que deben de escribirse 1,000 palabras al día.

¿Por qué es necesario llevar siempre un cuaderno?

  1. Las ideas surgen en los lugares más inesperados. Como el amor a primera vista los momentos especiales son raros, casi nunca se anuncian. No tienen horario, ni fecha en el calendario. Las musas se aparecen según les convenga. Puede ser cuando estás tomando una taza de café o cuando alguien cuanta una historia.
  2. Las ideas nunca surgen completas. Los proyectos necesitan nutrición y cuidados para desarrollarse y madurar. Si no se capturan, simplemente se olvidan.
  3. Las libretas son tierra fértil para las semillas creativas. Muchos jóvenes diseñadores, que se han educado en la era digital, utilizan hoja y papel para desarrollar sus ideas y una vez que las tienen claras, las pasan a la computadora. Moverse con lápiz y papel te da mayor movilidad y estimula la creatividad.
  4. Qué debes poner en tu cuaderno de ideas. No hay reglas específicas de lo que debe ponerse en el cuaderno. Todo lo que consideres que te puede servir para desarrollar una idea, entra: La cita de un autor, una fotografía, un recorte de periódico, una idea, dibujos (no aplica decir “NO porque dibujo feo”), la liga de un sitio interesante, etc.

Después de un tiempo de practicar y guardar tus ideas, te sorprenderás de los cambios que se presentarán en tus proyectos.

Agradecer y planear en tiempo presente

 
Muchos de nosotros, a medida que vamos madurando, nos damos cuenta que hay que agradecer a la vida por las cosas buenas que tenemos. En la juventud carecemos de mucha conciencia y no apreciamos el talento y las habilidades con que fuimos dotados.

Somos afortunados de tener una vida privilegiada, a pesar de todo lo complicada que resulta en este nuevo milenio. Tenemos la responsabilidad de agradecer a los que están cerca de nosotros, lo necesiten o no. Asimismo, debemos practicar la empatía con los que no corrieron con la misma suerte. Ambas son elecciones individuales: cada uno decide cuándo hacerlas.

Muchos vamos viviendo el día a día sin reflexionar; damos por hecho que todo está bien, sin detenemos a pensar que puede suceder algo inesperado que haga el mañana diferente.

Muchas personas no tienen la posibilidad de planear el mañana. El Dr. Atul Gawande, cirujano e investigador en salud pública, trata a pacientes con cáncer cuya vida está amenazada. Su principal preocupación no es evaluar cuáles son sus opciones clínicas, como lo haría un equipo médico convencional, si no que analiza desde otro ángulo: ¿Deben de seguir luchando o ha llegado el momento de desistir ante la enfermedad? ¿Para qué están luchando? El Dr. Gawande y su equipo tratan de definir qué es un buen día para este paciente y lo apoyan para que lo viva de la mejor manera, sea éste solo un día más o sea su último día. ¿Para ti qué es un buen día?

La mayoría de nosotros no estamos tomando decisiones que nos ubiquen entre la vida y la muerte. Nuestras decisiones se limitan a decidir qué hacer en nuestro equipo de trabajo, cómo hacer crecer nuestro negocio o qué camino debemos seguir. Nos enfocamos en pensar cuál es la mejor estrategia para lograr un mejor desempeño. El futuro se ve lejano.

Hay que detenernos a pensar: ¿Cómo son los días buenos para mi? ¿Qué estoy haciendo hoy para lograr que éste sea un buen día? ¿Qué tengo que agradecer y a quién? ¿Cómo puedo practicar la empatía?

Algunas de estas ideas fueron tomadas del blog The Story of Telling, de Bernadette Jiwa y del blog de Jeff Goins, Goins Writer.

Lenguaje corporal

 
Desde muy temprana edad nos inculcan en la escuela que lo importante son las materias relacionadas con pensar y resolver problemas. Las actividades físicas y artísticas son relegadas a un plano menos importante. De ahí que la mayoría de las personas no se relacionen bien con su cuerpo.

Muchos, cuando tienen que hacer una presentación frente al público ya sea grande o ante unos cuantos, no saben moverse. Y no sólo eso, están desperdiciando una gran herramienta: el movimiento corporal para comunicarse más efectivamente.

Aquí te damos algunas reflexiones para que aproveches mejor tus movimientos  frente a la audiencia:

  1. Tu cuerpo, una herramienta efectiva. Vivimos en una era en donde los elementos visuales son muy importantes. Si estás ante el público y te mantienes en un extremo del escenario sin moverte o te escondes detrás de un podio, es más seguro que pierda interés en lo que estás diciendo. Aprovecha tu cuerpo, practica tus movimientos para enfatizar los puntos importantes de tu conferencia. Cuando practiques, haz un ensayo caminando de un lado al otro del espacio mientras hablas. Mueve los brazos y las manos y observa como cambia tu voz. Poco a poco, vas liberando la mente con movimientos corporales.
  2. Comunica movimientos espontáneos. No planees tus movimientos mientras ensayas; puede resultar que te veas artificial y estudiado. Se trata de que tus movimientos le den mayor expresión a la plática, deben sentirse naturales.
  3. Justifica tus movimientos. Relaciona tus movimientos con tus palabras y viceversa. El propósito de tus movimientos debe ser apoyar, enfatizar las ideas de tu conferencia. Si te mueves de más estarás distrayendo la atención de quien te escucha.
  4. Aprópiate del espacio. Como conferencista tienes todo un espacio para ti. Debes de comunicarte tanto con los que están cerca, como con los que se encuentran al final del salón. Tu presencia debe sentirse en todo el lugar. Y para eso tu cuerpo y tus movimientos deben ayudarte. Si tus expresiones son poco visibles, es fácil que la persona que está en el punto más alejado, pierda interés. Debes asegurarte que el 100% de los conceptos se escuchen y se vean en todo el auditorio.
  5. Utiliza tu voz y movimientos corporales de manera natural. Es un error creer que las palabras por sí solas expresan lo que queremos comunicar. La voz y el movimiento corporal, son instrumentos que ayudan a que tus oyentes imaginen de manera más vívida lo que estás diciendo. Puedes intentar este pequeño ejercicio: escribe en un pequeño párrafo una idea que quieras que tus oyentes capten de manera especial. Ahora piensa en un movimiento, en un sonido que sintetice lo que quieres comunicar. Lee el párrafo  en voz alta y ve si refleja tu idea. No sobreactúes porque corres el riesgo de parecer falso. Lo mismo puede decirse de las expresiones emocionales: deben ser genuinas. No trates de reír, o aparentar tristeza si no la sientes; nadie te creerá.
  6. Muéstrate relajado ante la audiencia. Es un error, moverse continuamente sin un propósito, se interpreta como nerviosismo y falta de confianza.

Aprendiendo del líder

 
A lo largo de la historia han existido maestros que han formado discípulos que cambiaron el rumbo de la historia. En la actualidad a esos hombres  se les reconoce cómo los líderes que han cambiado empresas, universidades, organismos internacionales, gobiernos, etc.

Seguramente conoces a alguien así. Obsérvalo y aplica en ti lo que despierte tu líder interior.

El líder permite la cercanía

Estudia los movimientos de un líder al que admires, y que tengas cerca. Observa cómo se mueve y califica sus movimientos: cómo es percibido por los demás y qué tanta apertura tiene para que se acerquen a él y le hagan preguntas, le soliciten tiempo en privado, etc. Por lo general caminan despacio, pareciera que nada les preocupa en ese momento; dan tiempo para que quien necesita algo pueda acercarse.

Trata de reproducir lo que encuentres aplicable a tu vida.  Pide a un amigo o a un compañero de trabajo, que te diga cómo te ves cuando caminas en el escenario, cómo te mueves. Auto-obsérvate y haz conciencia de tus movimientos.

El líder escucha

En estudios hechos en la Escuela de Negocios de Yale, se descubrió que aproximadamente “25% de los que dirigen tienen serios problemas para escuchar a su equipo”. Saber escuchar es una cualidad fundamental en un líder verdadero y pocos le dan la importancia que tiene.

Por lo general cuando estamos en una reunión de trabajo, queremos ser los primeros en hablar para exponer nuestras propuestas y demostrar que tan brillantes somos. No escuchamos, no tenemos una actitud receptiva que nos aporte nuevos puntos de vista a partir de las ideas de los demás.

Para Simon Sinek, experto en liderazgo, asesor de empresas y organismos del Gobierno en los Estados Unidos:El líder primero escucha y después habla. El líder respeta y aprende de las propuestas de su equipo”. Esto da la sensación a los que han expuesto sus ideas, de estar contribuyendo al trabajo del equipo.

Escucha a los demás y espera a que sea tu momento de intervenir.

El líder inspira a su equipo

Diariamente tenemos oportunidades que nos inspiran a ser más productivos y eficientes. Un líder sabe aprovechar estas oportunidades, las transmite y refuerza la moral de los miembros de su equipo.

Tú también tienes esa opción, inspira a tu equipo y reconoce sus logros. Haz preguntas cuando sea pertinente y trata de entender por qué tienen esa opinión y qué hay detrás de esos conceptos.

Recuerda las palabras del famoso basquetbolista, Michael Jordan: ”Algunas personas quieren que algo ocurra, otras sueñan con que pasará y otras hacen que suceda».

Captura la atención de tu audiencia

 
A lo largo de dos años de nuestro blog te hemos dado diferentes recomendaciones para que tu presentación sea un evento memorable.

Hacer una lista de los puntos que debes considerar en tu presentación (para tenerla a la mano por si algo se te dificulta), te ayudará  a estar más seguro cuando estés ante tu audiencia.

Los puntos que debes de tener en cuenta son:

  1. Plántate ante el público. Ánclate al piso. Tus pies y el resto de tu cuerpo se sienten estables, fuertes, conectados al centro de la tierra.
  2. Mantente erguido, ya sea de pie o sentado. Visualmente es importante que te sientas con autoridad para que lo que dices sea tomado en cuenta.
  3. Respira desde el diafragma, despacio y con calma. Aspira y controla tus exhalaciones para empezar y terminar las frases con un ritmo que permita que se comprendan claramente.
  4. Controla el ritmo de tu plática, marca el ritmo de tus palabras de acuerdo a lo que estás diciendo. No corras. Aprovecha la oportunidad de estar juntos.
  5. Mantén tus sentidos alertas al 100%. Escucha con los ojos, siente las reacciones de tu audiencia, responde con todo tu espíritu.
  6. Enfoca tu energía hacia tu público; es lo más importante en este momento. Sumérgete en tu mensaje y transmite lo mejor de ti. Las presentaciones tienen elementos que se manejan en las artes escénicas. Los actores se entregan a su público para que el mensaje sea bien recibido.
  7. Haz contacto visual mientras cuentas una historia. Los presentadores siempre cuentan una historia, la de su proyecto. El storytelling es el elemento con el cual haces que tu público se quede con la parte medular de tu conferencia.
  8. Confía en el poder del silencio. Cuando es utilizado correctamente, en el momento adecuado, la pausa que se impregna en tus oyentes. Al mismo tiempo que dices: ”tengo confianza en lo que estoy diciendo”.

Siempre puedes añadir u omitir algún punto, según consideres que es lo que funciona para ti. Respira, cuenta: 5, 4, 3, 2, 1.  El público te espera.