Qué hacer antes de empezar una presentación

 
Cuando estés organizando tu siguiente presentación debes tener presente que hay que varios elementos que son los que le darán forma: conceptos, textos, imágenes, sonidos. Hay que establecer un sistema que te permita mover las partes conforme vas decidiendo el formato. Aquí te damos algunos lineamientos que te facilitarán el proceso:

  1. Al empezar no inviertas tiempo en los pequeños detalles de diseño. Primero reúne la información más importante y los conceptos que quieres comunicar.
  2. Utiliza tu intuición. Cuando se tiene cierta experiencia en hacer presentaciones, se sabe que el elemento emocional es muy importante. No todo tiene que tener una lógica. Como en otras situaciones de la vida, guíate por la intuición.

Un buen ejemplo de presentaciones con carga emotiva, son los lanzamientos de Apple, basados en dos puntos sobresalientes:

  • Abordan a los oyentes con poco texto, buena imagen y colores armónicos que invitan a seguir la presentación.
  • Proyectan valores genuinos que invitan a seguir la filosofía Apple. Utilizan la emoción desde la posición de padre de familia, amigo, hombre de negocios, consumidor
  1. En cuanto al uso de imágenes, define cuándo es necesario moverse. ¿Cuándo es el momento de cambiar a la siguiente diapositiva? Cuando ya no hay nada más que agregar para cimentar el punto que estemos tratando. El novelista Antoine de Saint-Exupery, dijo alguna vez: “El diseñador sabe que ha logrado la perfección cuando ya no hay nada más que agregar y no hay nada más que quitar”. Cuando hablamos de comunicación con imágenes, siempre se puede mejorar la lista de que hemos seleccionado, pero hay que tomar la decisión de parar ahí, y moverse a lo que sigue. Insistir con una imagen más de lo necesario, destruye en lugar de construir. Haz la selección de una en una, como primer paso.
  2. El contenido es la parte más importante de la presentación, es el elemento con el cual se atrae a los escuchas. Estudia bien las palabras que vas a utilizar para tener una comunicación firme con la audiencia.
  3. Preséntate ingenioso, emotivo y porqué no, simpático. Cuando entre la audiencia tenemos oyentes sumamente analíticos, hay que tratar de equilibrar el contenido emocional, pues puede parecerles que es manipulación. Pero cuando tocas las emociones sin melodrama, los conceptos se fijan en la mente del escucha: cuando hablamos de situaciones que cambian la vida de las personas, de situaciones que pudieron haber vivido, se conmueven profundamente. El ingenio y las emociones se pueden abordar de dos maneras:
  •   Provocando la risa. Una historia simpática puede hacer que el publico

esté más dispuesto a escuchar lo que estás diciendo.

  •   Con un comentario ingenioso. Si los sorprendes con una idea que les

ofrezca una perspectiva diferente los tendrás motivados. Enfócate en los

conceptos innovadores de la presentación.

Practica estos puntos y evalúa que funciona y que no. Entre más presentaciones hagas, tu estilo se irás perfeccionando, encontrará tu voz y te sentirás más seguro, sin importar a que audiencia te enfrentes.

Minientrada

Las presentaciones de TED nos han enseñado que menos es más.

Muchos presentadores incluyen diapositivas de más porque pasan por alto varios aspectos:

  • No es necesario respaldar todo lo que dices con una imagen.
  • Las imágenes están para apoyar al presentador, no viceversa.
  • La audiencia necesita desligarse de las imágenes y centrarse en las palabras del expositor.

Una diapositiva  en negro, le permite al oyente vaciar la mente de las imágenes que acaba de ver, es como si apagara el proyector.

Cuando se intercala una diapositiva en negro (sí, en negro), estás haciendo hincapié, en que no necesita una imagen y tu participación se vuelve visualmente más interesante. Cuando la pantalla solamente aparece un recuadro negro, la audiencia instantáneamente regresa la atención al presentador. No necesitan ser re-direccionados. El cambio se da automáticamente de forma natural.

No dividas a la audiencia

Los asistentes tienen su atención en lo que el presentador está diciendo, por un lado y en la diapositiva por otro. El recuadro en negro unifica a la audiencia, se centra en el presentador, no hay una imagen que distraiga la atención.

Una forma de poner la proyección en negro, es utilizando la tecla “B”, algo que se puede hacer en la mayoría de los controles, si se utiliza PowerPoint o Keynote y está en modo presentador. Solamente toca la tecla “B” para que la pantalla se vaya a negros.

Para historias que contienen drama o una idea de mucho impacto, una diapositiva en negros acentúa más lo que se quiere transmitir. Dependiendo del tema, la técnica puede tener un mayor efecto en el oyente.

Cuándo utilizar una diapositiva en negro

Hay varios casos en donde funciona muy bien:

  • Cuando el presentador quiere que la atención esté centrada en él sin nada que distraiga a los escuchas.
  • Cuando la idea que se está presentando no necesita de una imagen para sustentarse.
  • Cuando se está explicando algo con un objeto, por ejemplo: una pieza de equipo.
  • Cuando es necesario darle un respiro a la audiencia de las imágenes que están observando.
  • Cuando es necesario cambiar el ritmo o la atmósfera de la presentación.

Tus diapositivas + un espacio en negro = Impacto seguro

Si utilizas estas recomendaciones en tu próxima presentación, tendrás una audiencia fresca con menor fatiga visual. Date un plus practicando este principio y tus oyentes tendrán una experiencia memorable.

Busca el blog de Gerry Sandusky con propuestas que te ayudarán a presentar de una manera más efectiva y creativa.

www.gerrysandusky.com

Una diapositiva en negro

Estar en la cuerda floja

 
Hay situaciones que nos hacen sentir que estamos suspendidos en la cuerda floja. La tartamudez es una de ellas. Se trata de un trastorno de comunicación que se caracteriza por interrupciones involuntarias del habla, acompañadas de tensión muscular en cara y cuello. Se manifiestan en forma de ansiedad y pérdida de objetividad. Hay presentadores que a pesar de tener material valioso y dominar el tema, el nerviosismo hace que tartamudeen. Un caso famoso fue el del rey Jorge VI del Reino Unido, que con ayuda del logoterapeuta australiano Lionel Logue, logró superar el problema.

El problema se puede contrarrestar si se practican los siguientes puntos:

  1. Visualiza imágenes agradables. Puedes empezar antes de estar frente a tu audiencia, visualizándote tranquilo, interesando a los oyentes. Piensa en algo que te motive, como por ejemplo la fotografía de tus seres queridos.
  2. Conoce el espacio en donde se llevará a cabo la presentación para que te familiarizes y no vayas a tener una sorpresa. La tartamudez se presenta cuando estamos distraídos y se presenta algo inesperado. Respira profundo y controla el ritmo cardiaco y tu respiración.
  3. Practica todo lo posible. El tartamudeo se evita cuando estamos familiarizados con el contenido de nuestra presentación. Si te es posible tómate un video ensayando. Invita a tus colegas a presenciar tu plática y toma en cuenta sus comentarios. No memorices la presentación; practica más la apertura y el cierre para que tus oyentes recuerden una introducción y un cierre memorable.
  4. Respira. Cuando estés preparándote, practica tu respiración con y exhalaciones largas y profundas. Si la adrenalina se dispara, tu ritmo cardiaco se vuelve incontrolable y empieza el tartamudeo, respira profundamente para controlar todos los síntomas. Expulsa el miedo en cada exhalación.
  5. Practica siempre y baja la velocidad de tu discurso. El tartamudeo, generalmente ocurre porque tu cerebro y tus palabras no están sincronizados. Coordina labios, lengua y mandíbula para tener una buena pronunciación. La articulación exagerada permite que las palabras salgan de forma fluida y se entienda lo que estas diciendo. Si es necesario haz una pausa: puedes tener unos segundos de silencio que te ayuden a concentrarte en lo que sigue.
  6. Descansa lo suficiente la noche anterior. No sacrifique el descanso por la práctica exagerada; la fatiga puede inhibir la concentración y favorecer el tartamudeo.

El tartamudeo es frecuente tanto en oradores experimentados cómo en primerizos. Aplica estos puntos y el tartamudeo no será algo que amenace tus presentaciones.

Confianza en uno mismo

 

Invertimos mucho tiempo preguntándonos, ¿en quién puedo confiar? Somos cuidadosos cuando se trata de ver con quién debemos trabajar, quién es un buen amigo digno de nuestra confianza. Y, muchas veces, somos muy críticos cuando se trata de confiar en nosotros mismos. A pesar de ser exitosos, dudamos en el momento de tomar una decisión.

Cuando empezamos un proyecto, un nuevo trabajo o nuestro propio negocio, necesitamos tener confianza en que estamos capacitados para lograrlo y hacer a un lado las actitudes que nos separan de nuestro objetivo. Borra los pensamientos negativos:

  • No tengo la suficiente preparación académica o técnica. En esta era del internet siempre podemos capacitarnos en línea o tomar cursos presenciales de computación, manejo de programas, marketing, etc. que incluso se imparten de manera gratuita. Existen también los libros que puedes consultar en línea para que puedas mejorar tus capacidades y habilidades. Cuando leemos se nos abre un horizonte nuevo y podemos mejorar nuestros conocimientos.
  • No tengo los contactos necesarios para lograrlo. Ciertamente es importante la red de contactos que tengamos, pero no es determinante. Afortunadamente existen plataformas que sirven para darte a conocer: Linkedin, FaceBook,Twitter y otras más específicas de acuerdo a lo que estés buscando.
  • No tengo tiempo. Siempre hay forma de encontrar el tiempo necesario para desarrollar un proyecto. Reduce el tiempo de ver televisión, entrar a redes sociales o actividades no primordiales. La frase del filósofo-gurú de la administración, Peter Drucker dice: “Cuando aprendamos a manejar nuestro tiempo, manejaremos cualquier cosa en la vida”.
  • No cuento con el capital. Hoy en día hay organizaciones que se dedican a apoyar proyectos innovadores tanto a nivel personal como empresarial (puede ser una empresa de 5 personas) o comunitario: endeavor.org.mx, kickstarter.com, donadora.mx, entre otras.

Una de las características que distingue a los emprendedores que tienen éxito de los que fracasan, es la confianza en ellos mismos para resolver los problemas que se les presentan. Tienen confianza en el momento de asumir responsabilidades y no se dejan llevar por el miedo de lo que pueda pasar. Saben que no importa cuales sean los obstáculos, tienen la fuerza y la certeza de que van a encontrar el camino por dónde llegar a la meta que se han propuesto.

Confia en tí y decídete a dar el primer paso.

Cómo preparar una presentación para una audiencia hostil

“En todas las actividades es saludable, de vez en cuando, poner un signo de interrogación sobre aquellas cosas que por mucho tiempo se han dado como seguras”. 
Bertrand Russell

Las creencias falsas, tienen poco que ver con las declaraciones y afiliaciones políticas y la identidad personal: ¿Qué clase de persona soy y que clase quiero ser? De acuerdo con una investigación del New Yorker, todas las ideologías son similares.

Hay ciertos puntos que debemos tener en mente cuando estemos preparando una presentación para una audiencia particularmente difícil. Una audiencia con la que no haya concordancia en los argumentos principales de tu presentación. Ni siquiera piensa que el tema del que hablas es relevante.

Muchas veces la posición de los oyentes no necesariamente concuerda con el grupo al que pertenecen. Por consiguiente cuando prepares el contenido de tu tema, investiga bien a tu audiencia, toma en cuenta que una cosa es lo que  la gente quiere que vean de ellos y otra lo que realmente son.

Conociendo sus creencias, necesidades y expectativas, podemos tener una mayor influencia y poder de convencimiento. Toma en cuenta las limitaciones con las cuales tienes que trabajar. Si estás trabajando con un asunto muy que está muy enraizado y tienes poco tiempo para abordarlo, háblales muy claro. No guardes falsas esperanzas de que vas a cambiar su punto de vista y que aceptarán las bondades de tu proyecto cuando haya terminado la presentación. Tal vez lo más que puedes hacer es sembrar en su mente, la duda de si su posición es la correcta. Una duda que los lleve a pensar en contactarte después de la charla para tener mayor información e investigar qué otras alternativas pueden existir.

Una buena forma de empezar a atenuar la posición hostil de la audiencia es comenzando con un resumen de sus argumentos sobre el tema. Trabaja a conciencia este punto y tendrás resuelta la parte más difícil del argumento. Siempre cuesta trabajo ponerse en los zapatos del oponente. Ten cuidado de que tu audiencia no sea el blanco de tus ataques. Explica de manera clara, precisa y resumida. De ser posible, explica las ideas en que te basaste para llegar a esa conclusión. Detalla los aspectos positivos de esa posición y cuando la audiencia sienta que entiendes su posición, preséntarles tu punto de vista si es diferente del suyo.

Daniel Dennet en su libro Intuition Pumps and Other Tools for Thinking, nos da ciertos apoyos para enfrentar una audiencia difícil:

  1. Trata de expresarte claramente, de tal manera que tu interlocutor llegue a decir: “Gracias por ponerlo de esa manera, realmente no lo había visto así”.
  2. Haz una lista de puntos en los que haya convergencia entre la audiencia y tú.
  3. Comparte los aspectos más importantes que hayas encontrado en tu posición del tema.
  4. Solo entonces podrás expresar conceptos de crítica, impugnar o rebatir la posición de los contrarios.

Haz que la discusión sea para encontrar la verdad y no para vencer a tu oponente. El ensayista francés Joseph Joubert decía: ¨El objeto de toda discusión no debe ser el triunfo, sino el progreso”.