Errores comunes al usar PowerPoint

PowerPoint fue desarrollado por ingenieros como una herramienta para comunicarse con el departamento de marketing. Los programadores vieron en este programa un instrumento para ahorrar tiempo y dinero a la empresa, en lugar de crear diapositivas de manera convencional. Una vez que tuvo vida propia, PowerPoint se volvió independiente y llegó a millones de usuarios. Es una herramienta muy valiosa.

Tiene la capacidad de comunicar conceptos verbales muy densos de manera efectiva. A medida que las empresas necesitan comunicarse  de manera más y más rápida, es un elemento que enlaza a grupos que dependen de la comunicación, interna o a distancia. Es mucho más efectivo que los correos electrónicos porque permite comunicar ideas gráficas.

Acércate a PowerPoint. Este programa  es un asistente versátil que ha sido mal interpretado. La mayoría se enfoca a poner un número infinito de bullets que nos mandan a leer textos y hacerlo muy confuso y aburrido. Las plantillas son buenas, pero los criterios con que se utilizan son muy malos. Hay que saber aplicar las tipografías, colores, fondos, gráficos e imágenes.

El propósito de PowerPoint es establecer comunicación con nuestros interlocutores. Desafortunadamente esos objetivos no se cumplen porque:

  1. Se utiliza como teleprompter. Piensen en todas las veces que han asistido a una reunión en las que el presentador utiliza las láminas para leerle el contenido a la audiencia. Es la mejor manera de hacer que pierdan interés en las ideas. Algunos utilizan la presentación en PowerPoint para justificar el trabajo que han hecho durante un periodo y le dan carácter de resumen para evitarse más trabajo.
  2. Se utiliza para presentar números, gráficas y tablas. Si tu intención es manejar cifras y resultados, entonces mejor cancela la reunión y manda la información por correo. Los asistentes a tu presentación necesitan sentir que estás ahí para transmitirles ideas y conceptos. Se trata de hacer contacto a nivel cerebral entre tus oyentes y tú, de dar nuevas propuestas, diferentes enfoques y puntos de vista. Hacerlo sin transmitir emoción y pasión es imposible. PowerPoint brinda una excelente oportunidad para aprovechar la pantalla, hacer contacto visual y encender el lado derecho del cerebro de la audiencia.
  3. Se utiliza para justificar resultados. ¿Por qué nos cuesta tanto trabajo aceptar que se trata de vender? Todas las actividades humanas tienen el objetivo de convencer aunque no lo aceptemos abiertamente.  Vendemos conceptos, vendemos formas de vida, posiciones políticas y productos. Si crees en tus ideas, véndelas.

Algunas ideas fueron tomadas del libro Bad Presentations de Seth Godin.