Cómo refrescar una presentación añeja

 
A muchos nos ha tocado dar nuevamente una presentación que hicimos hace tiempo. Los motivos pueden ser varios: porque el cliente lo solicita, el jefe lo ordena o las circunstancias actuales lo ameritan.

Si aplicas los siguientes cambios podrás tener una presentación fortalecida que interese como si fuera la primera vez que tu audiencia la escucha, incluso para personas que la hayan presenciado anteriormente.

Te pongo una situación hipotética: te invito a que me acompañes en un recorrido en avión. Si viajas con frecuencia la experiencia te resultará irrelevante. Pero si te digo que vamos a realizar un viaje en un hidroavión, que el despegue y aterrizaje serán en un lago, la cosa cambia.

Lo mismo se aplica a tu presentación. Cambia el principio y el final y tendrás una versión diferente. Busca información nueva y revisa que los datos estén actualizados para que se sienta vigente. Estas modificaciones harán que se vea y se escuche como un documento nuevo.

Para ti también será una nueva experiencia. Tu presentación rediseñada te hará sentir que tienes en las manos un proyecto recién creado.

Por qué no usar «bullet points»

 
El CEO de Google, Sundar Pichai, anunció en la Conferencia de Desarrolladores 2017, la intención de la compañía de re-pensar todos sus productos para moverse a un escenario de Inteligencia Artificial (A.I. Artificial Intelligence) más acorde con la comunicación actual. Los cambios involucran también una forma diferente de hacer presentaciones.

Los directivos y ejecutivos, comentaron que el storytelling visual juega un papel muy importante al momento de comunicarse con el usuario de Google. De hecho,  el personal que participa en el diseño de mensajes, está entrenándose para presentar un concepto más audaz y atrevido que incluya más imágenes, menos texto y menos bullet points.

“Ya que las historias son presentadas con imágenes, el uso de textos pesados y bullet points, se evita cada vez más en Google”, comentó Pichai en la conferencia. Sus diapositivas fueron excepcionalmente limpias, con abundantes espacios blancos a los lados.

Según un estudio realizado por la empresa Brain Rules, una diapositiva promedio de PowerPoint contiene 40 palabras. La presentación completa de Pichai en la citada conferencia tuvo 40 palabras en total. Las diapositivas contenían, en general: fotografías, imágenes (logotipos) y animaciones; el texto solamente fue utilizado para reforzar la imagen.

Google está creando presentaciones a las que llaman “brain friendly” (amigables para el cerebro) basadas en estudios del cerebro que contradicen lo que hasta hace poco se creía. El cerebro no puede leer lo que aparece en la diapositiva,  escuchar al presentador y retener la información que le está proporcionando.

El investigador John Medina, dice que después de una presentación, recordamos el 10% de la información que escuchamos y el 65% de la que vimos, reforzada con imágenes. Por eso muchas veces los oyentes salen confundidos después de atender a una de estas conferencias.

Nancy Duarte, la gurú de las presentaciones, tiene lo que llama la regla de los tres segundos: “Si en tres segundos no captas el tema central de la diapositiva, es que las ideas expresadas son demasiado complejas. Una diapositiva deberá estar pensada como si fuera una cartelera de las que vemos en la calle, cuando no podemos distraernos” ha dicho Duarte. Recordemos las campañas de Bachoco y librerías Gandhi.

Chris Anderson, el curador de las pláticas de TED, asegura que la mejor manera de perder a una audiencia, es presentándole una diapositiva con muchos bullet points: “Cada bullet puede verse como una diapositiva por sí sola. Lo mejor es sustituirla por una frase o cambiarla por una imagen o fotografía”.

La presentación de Sundar Pichai sigue las reglas de TED dadas por Anderson: eliminar, eliminar, eliminar. Si funciona para Google, seguramente funcionará en tu siguiente presentación.

Puedes consultar un resumen de la Conferencia de Google en:  https://www.youtube.com/watch?v=qYOyrDHBLEM

«Nos vemos en Verona. Besos»

 
En una historia que me llegó por internet, un padre le leía a su hija de 5 años el cuento de Hansel y Gretel. Y en el momento en que los hermanitos se pierden en el bosque, empieza a anochecer y buscan las migajas de pan (que ya no estaban) para poder regresar a casa, el papá con voz grave le preguntó a la niña: ¿cómo harán ahora para regresar, están perdidos en el bosque y de noche? La niña le contestó tranquilamente: “Que le llamen a su papá por el celular”. Este hombre se dio cuenta, que para su hija nacida en el siglo de la tecnología digital, nunca existió una vida sin celular.

Vale la pena que reflexionemos: ¿qué habría sido de la literatura si el protagonista hubiera tenido un celular consigo? ¿la trama funciona si los personajes pueden hablarse desde cualquier lado?

Con un teléfono en las manos, Penélope ya no esperaría con incertidumbre el regreso de Ulises del combate. Con teléfono en la canasta, Caperucita llamaría a su abuelita a tiempo y la llegada del leñador ya no sería necesaria. Con un telefonito, el Coronel sí tiene quien le escriba. O por lo menos recibirá mensajes de texto aunque sean spam. Tom Sawyer no se perdería en el Misisipi gracias al GPS. El cochinito de la casa de madera le avisaría a su hermano que el lobo va para allá. Geppetto sabría que Pinocho no fue a la escuela porque lo alertaron de su ausencia en el salón de clases.

Una gran cantidad de historias en la literatura tienen conflicto por falta de comunicación, por el desencuentro y la distancia. Las historias clásicas existen gracias a la ausencia de la telefonía móvil. La obra más romántica de todos los tiempos, Romeo y Julieta, no hubiera sido trágica si los amantes se hubieran texteado: “Voy a fingir que estoy muerta pero en realidad no lo estoy. Nos vemos en Verona. Besos”.

Y me pregunto: ¿no nos estaremos privando de historias y relaciones extraordinarias por el uso exagerado de la tecnología? Nuestras historias están perdiendo brillo y nos estamos convirtiendo en personajes descuidados, vagos y negligentes.

Cómo influye el lenguaje cotidiano en nuestras relaciones de trabajo

 
Dale Carnegie en su libro Cómo ganar amigos e influir en las personas, aconseja: Sé generoso en tus cumplidos y cordial en tus discordancias. Una retroalimentación positiva ayuda de muchas maneras. Sobretodo, fomenta una  actitud positiva de las personas hacia quién expresa el comentario. Te sugerimos algunas frases que te pueden funcionar:

  1. “Qué bien te ves hoy”.
  2. “Hiciste un buen trabajo”.
  3. “Me encantó cómo…”.
  4. “Me gustó lo que dijiste con respecto a…”.
  5. “Eso fue sorprendente”.
  6. “Aprecio tu comentario”.
  7. “Felicidades”.
  8. “Por supuesto”.

La carga que tienen ciertas frases en una conversación, provoca situaciones tensas que se deben evitar.

Estas expresiones no debes usarlas nunca:

  1. “No es justo”.
  2. “Ése no es mi trabajo”.
  3. “Si quieren que lo haga, deben pagarme más”.
  4. “Siempre lo hemos hecho así”.

Hay frases utilizamos todos los días que se perciben débiles o ambiguas y otras que suenan impositivas. Sustitúyelas por enunciados más determinantes y/o cordiales como:

  1. En lugar de: “Creo que..”, Dí mejor: “Estoy seguro que…”
  2. Evita: “Voy a intentarlo”. Sustitúyela por: “Lo hago ahora”.
  3. No digas: “Deberías hacer lo que yo hago”. Cambia a: “Te sugiero que..”
  4. En lugar de: ¨No tengo tiempo, estoy muy ocupado”, utiliza: “Con gusto atenderé tu asunto, una vez que …”.
  5. Cuando desconozcas una respuesta, evita: “No sé” y sustitúyela por: “Lo voy a investigar”.

La frase con que cerramos un correo, puede influir en que obtengamos una respuesta pronta o más tardada. Las frases que reflejan agradecimiento son las que reciben atención más pronto.

  1. “Gracias por su ayuda y colaboración”.
  2. “Agradezco su amable atención”.
  3. “Agradecemos de antemano la atención prestada”.
  4. “En espera de sus noticias, agradecemos su atención”.