El valor de la meta

 
Las compañías exitosas tienen bien definida su visión y los valores que las llevarán a la meta que se han fijado.

Fijarnos una meta crea un propósito y una dirección. Lo mismo se aplica a un programa para perder peso o a desarrollar un gran negocio. Sin metas seremos más proclives a abandonar el proyecto en el momento en que nos topemos con la primera dificultad. Las metas sirven para establecer medidas y referencias para ver cómo vamos avanzando: “si no lo puedes medir no lo puedes dominar”.

Establecer metas debe de ser una experiencia emocionante que nos permita trazar la ruta por la que alcanzaremos nuestro objetivo final.

¿Qué necesitamos saber de nuestras metas?

  1. Las metas permiten actualizarnos y redefinir o consolidar cuál es la misión y los valores de nuestro proyecto o de la empresa de la que formamos parte. Las metas ayudan a entender qué es lo que tenemos que hacer para lograr el objetivo. A corto plazo definen, quién, cuándo, cómo y dónde actuar y las metas a largo plazo son el núcleo de la empresa, son el motivo hacia dónde se dirigen todas las decisiones para lograr la misión principal. Es la razón por la que “existimos” y está por encima de ciclos y planeación a corto plazo. Una empresa que no tiene clara su meta principal, tiene una vida corta.
  2. Las metas son un estímulo para el logro. Cuando los empleados se sienten incluidos en el proceso que lleva a la meta, están dispuestos a realizar un mayor esfuerzo para alcanzarla. El reconocimiento colectivo es muy importante para conseguir avances que lleven a la siguiente etapa.
  3. Las metas permiten evaluar el desempeño individual y del equipo. La medición de resultados ayuda a cuantificar la efectividad y táctica del método que estamos empleando para lograrla.

En resumen, las metas son un elemento primordial. Operar sin claridad de metas es igual que correr por un laberinto sin saber porqué lo estamos haciendo.

Metas inteligentes

 
Al principio de cada año muchas personas escriben una lista de buenos propósitos. Tiempo después se sorprenden porque nada de lo que se propusieron ha ocurrido.

SMART Goals (metas inteligentes) se llama al sistema de guías que sirven para definir metas y seguir los avances en un proyecto determinado. Viene de las siglas en inglés: Specific (específica), Measurable (medible), Achievbable (realizable), Relevant (relevante), Timed (programables). Han sido utilizadas principalmente para medir el desempeño de los miembros de un equipo de trabajo en empresas o en instituciones educativas. Puede hacerse también de forma individual para lograr un proyecto personal. Compartir los logros ayuda a que veamos nuestros errores y aciertos para mejorar nuestro desempeño cuando intentamos fijarnos nuevas metas.

¿Qué debemos de hacer para lograr nuestras metas?

En primer lugar, ponerlas por escrito, tenerlas a la vista y revisarlas periódicamente.

Específicas (Specific). ¿Qué es exactamente lo que queremos hacer? Es indispensable definir la meta y no perderla de vista.
Cuantificables (Measurable). Para saber que estamos en camino a lograrla, tenemos que poder medir si hemos avanzado y qué tanto.
Alcanzables, realizables (Achievable). Debemos enfocarnos en algo que sea realista. Tratar de lograr más de lo que realmente podemos, sólo nos desgastará y hace que abandonemos el proyecto.
Importantes (Relevant). Es necesario definir que tan importante es para nosotros lograr esa meta y ponernos a trabajar en ella.
Programables (Timed). Nuestras metas deberán tener una fecha de arranque y un fecha de terminación. Tener una fecha límite “deadline” nos impulsa a continuar y acelerar el paso.

Cuando definimos una meta y nos enfocamos en lograrla, nos recargamos de energía, observamos el panorama desde otro punto de vista y estamos listos para enfrentar nuevos retos.

Recordemos que si el planteamiento de las metas no lo hacemos por escrito, es poco realista. Con demasiadas expectativas y poca claridad, es probable que nuestros propósitos no pasen de ser buenos propósitos de año nuevo.

Cómo ser un orador que influye

 
Con frecuencia hacemos presentaciones para: influir en una audiencia, dar a conocer un producto, un servicio, atraer posibles candidatos a un partido político o social, o para introducir nuevos cambios dentro de la empresa.
¿Qué características debe tener nuestra plática para que la audiencia se enganche con lo que estamos diciendo?

  • Credibilidad. Aunque nos cueste trabajo reconocerlo los oyentes tal vez están pensando, ¿por qué debo escuchar lo que dice esta persona? Para atraer su atención debemos contestar a esta pregunta en los primeros 60 segundos de la presentación. Habla de cuánto tiempo tienes trabajando en el campo, cuáles han sido tus logros y ofréceles información relevante que dé testimonio de tu experiencia.
  • Honestidad. Cuando nos falta confianza en nosotros mismos como presentadores, tratamos de sonar convincentes y nos ponemos una máscara para parecer seguros. El público rápidamente lo percibe y cuestiona lo que dices. Para lograr que la audiencia te escuche tienes que ser tú.
  • Vinculación. Ponte en los zapatos de tus escuchas, entiende qué es lo que necesitan escuchar y cómo necesitan escucharlo. Mientras hablas haz contacto visual, demuéstrales que estás ahí y que quieres contactarlos.
  • Acción. Algunos presentadores tienden a cometer dos errores gigantescos. Primero utilizan el contenido de su platica (diapositivas) cómo si fuera un escudo protector y segundo, hacen bromas constantemente para ver como está yendo la plática. Lo que en realidad deberían hacer es impactar a los oyentes con el tema y enfocarse en lo que quieren que la audiencia se lleve consigo a casa (The message to take home).

Estos cuatro puntos tienen un elemento en común: emoción genuina. Piensa en tu presentación cómo la oportunidad de mostrar quién eres y que sabes conectarte con la audiencia. Organiza tu presentación de tal manera que convenzas al público de lanzarse a la acción.

PowerPoint no está muerto (por el momento)


Cuando en una conferencia vemos que en la pantalla aparece una presentación en PowerPoint, lo más seguro es que nuestra reacción sea: ¡qué aburrido, otra presentación soporífera!
Nos guste o no las presentaciones seguirán utilizándose por un buen rato. ¿Por qué? Porque es un programa accesible y fácil de manejar aunque el resultado sea poco atractivo. Por lo tanto debemos entender y aprovechar los aspectos positivos que tiene y utilizarlo mientras esté vigente y no tengamos una mejor opción.

No te preocupe ser repetitivo. De acuerdo con una encuesta aplicada a 415 personas las dos razones principales por las que las personas reaccionan negativamente a PowerPoint es porque el presentador lee literalmente la información que aparece en la pantalla. A estas alturas ya deberíamos saber que no es necesario leerle a la audiencia lo que dice cada lámina, pero sí comentar el contenido.

Si realmente queremos atrapar a la audiencia y que nuestro mensaje los cautive, tendremos que echar mano de PowerPoint para contar una historia y hacerlo lo más VISUALMENTE posible. No es necesario ser un diseñador gráfico o contratar a uno para hacerlo; las imágenes no tienen que estar muy trabajadas o ser muy estéticas, si funcionan para ilustrar un concepto. No necesitamos mucha experiencia para que las imágenes reflejen los conceptos que queremos transmitir a los escuchas.

Estas son cuatro reglas importantes que debes seguir para que tu presentación en PowerPoint sea atractiva:

  1. Trabaja tu mensaje a través de imágenes sencillas, no te preocupes por ilustrar una idea. Impacta a tu audiencia conectando la imagen con la idea central; debe de ser sencilla, fácil de recordar y representativa del concepto que quieres transmitir.
  2. Solamente ilustra una idea. Las imágenes que mejor funcionan son las que contienen el concepto central de lo que queremos comunicar. La imagen debe ser sencilla y fácil de recordar pero con la fuerza suficiente para que se retenga la información.
  3. Utiliza imágenes conceptuales no representaciones literales. Es más útil recurrir a conceptos que a gráficos literales siempre y cuando no caigamos en ideas demasiado abstractas o sofisticadas y mantén siempre un balance. Hay que tomar en cuenta dos aspectos para no manejar representaciones literales:
    • Que no necesariamente reflejen el matiz o el tono de lo que estamos transmitiendo.
    • Que puedan conectar al escucha con una experiencia personal desviándolo del concepto central de la historia que estamos contando.
  4. Utiliza imágenes que refuercen el concepto. Una vez que relaciones un concepto con una imagen, asegúrate de mencionarlo en varias láminas para fijar ese concepto a lo largo de la presentación. Hay que repetir varias veces el concepto y la imagen para que los oyentes lo identifique como el tema general de la presentación.

PowerPoint es un programa que se ha desgastado por el uso excesivo. La repetición de un concepto a lo largo de una presentación es necesaria para una mejor retención de la idea central.

El gran estadista Sir Winston Churchill decía:”Si tienes una idea que transmitir no trates de ser discreto e ingenioso. Mete el acelerador y presenta la idea súbitamente. Regresa y preséntala una segunda vez”.

Algunas ideas fueron tomadas del artículo PowerPoint Isn’t Dead de Anett Grant, publicado en la revista Fast Company, en enero 2017.

Cómo controlar el nerviosismo durante una presentación

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El miedo a hablar en público está por encima del miedo a enfermarse, el miedo a la soledad e incluso, a la muerte. En un estudio realizado hace muchos años, David Wallechinsky, enumeró los 14 miedos más comunes:

A hablar en público, a las alturas, a insectos y bichos, a problemas económicos, a nadar en aguas profundas, a enfermedades, a la muerte, a volar, a los perros, a manejar un auto, a la soledad, a la oscuridad, a espacios cerrados como: elevadores, cuevas, túneles y por último, a utilizar escaleras eléctricas.

En el libro Confesiones de un orador (Confessions of a Public Speaker) de Scott Berkun, el autor explica que es muy poco probable que hablar en público sea lo que más nos asusta y pone en duda el método mediante el cual se hizo el estudio. De cualquier manera, hablar en público hace que por lo menos sintamos mariposas en el estómago que luchan por salir todas al mismo tiempo.

  1. El cuerpo se pone en movimiento. El primer impulso del cuerpo cuando estamos ante un auditorio es hacer todo lo más rápido posible para poder salir corriendo y olvidarnos del asunto. Sentimos que enfrentar a una audiencia es algo peligroso y amenazante; el corazón empieza a bombear sangre, las piernas se preparan para correr y el cerebro queda como en un compás de espera. Por eso, vemos a muchos presentadores mover constantemente los pies como si bailaran. Una solución a este problema es plantarse firmemente con los dos pies.
  2. Las glándulas salivales dejan de trabajar. La boca y los labios se resecan, empezamos a toser. Podríamos pensar que la solución es beber agua pero no es así. Para reactivar la producción de saliva lo mejor es tomar alguna bebida a base de cítricos o chupar un limón, antes de que empecemos la plática. Por supuesto que también hay que tener una botella de agua cerca durante la presentación.
  3. El movimiento de ojos para detectar cualquier amenaza, es una acción muy efectiva cuando vamos a la jungla de cacería pero no es apropiado cuando estamos frente a una audiencia haciendo una presentación. Movemos los ojos constantemente como si buscáramos un animal salvaje que quiere atacarnos. Cuando presentamos, el contacto visual es uno de los puntos más importantes del lenguaje corporal si queremos que nuestros oyentes crean y confíen en nosotros.
    Los presentadores experimentados hacen contacto visual con el público, terminan las frases tranquilamente y mantienen la cabeza sin mucho movimiento. Esto lo debemos practicar antes del día de la presentación. En nuestra oficina o donde practiquemos, podemos poner varios muñecos de peluche sentados en sillas para practicar el contacto visual con ellos. También puedes pedir a los compañeros de trabajo que te ayuden a verificar tu contacto visual cuando estén en reuniones o juntas del grupo. Dirige una frase a una persona del auditorio y cambia a otra persona en la siguiente frase y contacto visual. No te quedes en una sola persona por mucho tiempo.
  4. La respiración es otro elemento importante. Cuando tenemos miedo respiramos rápidamente debido al constante bombeo de adrenalina en nuestro sistema. Por eso, es poco aconsejable beber mucho café antes de una presentación; la cafeína combinada con adrenalina hace que hablemos rápidamente y se produzcan movimientos involuntarios en manos y pies que son un claro reflejo de nerviosismo. En lugar de café podemos hacer una rutina de respiraciones profundas. Consiste en respirar con los pulmones (no con el estómago), retener el aire durante 5 segundos, expulsarlo y esperar 5 segundos para hacerlo de nuevo. Esto regula la actividad eléctrica alrededor del corazón cuando se produce más adrenalina. Con una respiración más lenta regulamos el ritmo del corazón y nos sentimos más relajados.

Éstas son algunas técnicas que pueden ayudar a controlar el nerviosismo y hacer que una presentación sea disfrutada al mismo tiempo, tanto por el público como por el presentador.

Algunas ideas fueron tomadas del artículo: How to deal with the physiological effects of nervousness before a presentation de Brian McCarthy.

Ejercicios para antes de una presentación

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Es totalmente normal que estemos nerviosos antes de hablar frente a una audiencia. Lo mejor es reconocerlo y saber que es algo que le sucede a la mayoría de las personas.
Si no te preparaste lo suficiente no importa lo que te digan,  te resultará difícil controlar los nervios; solo los que tienen mucha experiencia pueden improvisar para impactar a su audiencia.

¿Qué puedes hacer cinco minutos antes de tu presentación si a pesar de que preparaste lo suficiente te invade el nerviosismo? Practica estos 5 ejercicios frente al espejo:

  1. Respira. Cuando estamos nerviosos no respiramos correctamente; el estrés nos hace respirar más rápido pero no lo suficientemente profundo. Nos puede afectar el tono de voz, el instrumento más importante con el que contamos en una presentación. Concéntrate y controla tu respiración: inhalando, reteniendo y expirando. Repítelo 10 a 15 veces según sea necesario.
  2. Brinca. Haz a un lado los pensamientos que te concentran en lo que está por suceder en la presentación: brinca con fuerza o si lo prefieres camina de un lado a otro, mueve los dedos de los pies con fuerza. Concéntrate en los pies, piernas y la forma en que tocas el piso; tu cerebro se verá forzado a enfocarse, a conectarse con todo el cuerpo y te sentirás con más energía.
  3. Observa. Mírate en el espejo y revisa que tu vestimenta, cabello y rostro estén sin nada que distraiga tu atención y la del público. Sonríe; que se sienta que estás contento, no nervioso.
  4. Lee. Revisa tus notas de la presentación, las que previamente escribiste en tarjetas del tipo índex de biblioteca, donde tienes los puntos principales de cada lámina o transparencia. Lee en voz alta las frases con las que abrirás tu presentación. ¿Por qué hacer esto? El principio es siempre difícil y es cuando es probable que te sientas más nervioso. A diferencia de los actores que no tienen el guión durante la representación de la obra, los presentadores pueden tener tarjetas que les indican por dónde continuar si se distraen. Lejos de parecer improvisados, denota que hubo una preparación previa.
  5. El porqué. Recuerda cuál es la intención de hacer esta presentación. La parte más importante de la presentación no eres tú, es el público, los asistentes. Las ideas que expongas deben tener la intención de aportar algo de valor a los que te escuchan. Si hacemos nuestras presentaciones tomando en cuanta a nuestros asistentes, tal vez cambiemos la vida de alguien que nos escuchó.

Ideas tomadas del artículo de Brian McCarthy: 5 things to do in the bathroom before your presentation.

Características de un buen orador

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Damos pláticas, discursos, conferencias para convencer a otros que compren nuestro producto o servicio, se unan a un partido político o acepten las nuevas condiciones de un programa que se va a aplicar. ¿Qué es lo que hace que compren o acepten lo que presentamos?

Tienes que transmitir credibilidad. Nos guste o no, el auditorio está pensando: ¿Por qué debo escuchar a esta persona? Necesitamos contestar esta pregunta en los primeros 60 segundos de nuestra intervención. Platícales porqué tu proyecto es importante y qué hace que sea una propuesta interesante. Preséntales la información que los convenza.

Sé honesto. Cuando una persona no tiene la suficiente confianza en sí misma, trata de presentarse con una máscara que protege y oculta su nerviosismo. La audiencia se da cuenta de esto desde el primer momento porque no se escucha sincera y será muy difícil que los convenza de que lo que está diciendo es cierto. Debes de mostrarte como realmente eres.

Conéctate con el público. Piensa quién es tu audiencia, qué es lo que espera escuchar de ti y cómo lo debes expresar. Demuéstrales que estás con ellos; haz contacto visual, recorre a los espectadores de un lado a otro de la sala.

Interactúa con los escuchas. No cometas estos errores:

  • No uses el contenido de tu presentación cómo si fuera un escudo que te protege de la audiencia.
  • No pierdas concentración por querer ver cómo te están recibiendo. Eso ya lo sabrás después cuando la plática haya terminado y te evalúes y evalúen honestamente.

Piensa en tu presentación como la oportunidad de que se lleven a casa información valiosa que hará que te sigan de manera natural.

Algunas ideas fueron tomadas del artículo 4 Characteristics of an Infuential Speaker, del Dr. Gary Genard.

Ideas para una entrada perfecta

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La mayoría de los presentadores abren hablando de ellos mismos y porqué a la audiencia le conviene escucharlos. Lo más probable es que no se interesen hasta que sepan sobre qué se va a tratar tu presentación. Para esto debemos tomar en cuenta varios puntos:

  1. Atrae la atención del público. Lo más probable es que los oyentes entren pensando en el tema de la plática anterior, que vengan viendo los mensajes de su celular, o pensando en el próximo descanso. Tienes que llamar su atención con un elemento que esté ligado al tema de tu presentación. Algunos presentadores utilizan chistes o bromas que no tienen que ver con su presentación para atraer la atención de los oyentes. No lo hagas. La mejor manera de comenzar es contando una historia, una anécdota. La puedes dividir en varias partes.
  2. Involucra al público, haces una pregunta como: ¿cuántos de ustedes han participado en algún taller como éste? Alcen la mano.
  3. Da un ejemplo de estadística o les muestras una fotografía impactante. Nunca empieces una presentación con un video. Lo que hace que una presentación sea interesante, es la interacción entre el presentador y el público. Un video puede mostrarse más adelante; si lo pones al principio, se puede tomar como falta de seguridad.
  4. Haz una pregunta concreta sobre el tema: ¿Cómo es que el problema xxx debe de atacarse? Entonces te presentas diciendo: Soy Jorge Romero, director de marketing de la empresa XXX, durante 6 meses hemos trabajado, etc. Así estableces autoridad.
  5. Da la respuesta al problema que planteaste, que es tu tema principal.
    Presentas la estructura de tu presentación: Voy a hablar de tres aspectos importantes que conforman esta problemática: 1.X. 2.Y 3.Z.
  6. Define cuanto tiempo te va a tomar exponer el tema, que las preguntas van a ser contestadas casi al final.
  7. Muéstrate amigable, accesible.

Este es el orden que se debe establecer para que tengamos un entrada perfecta.

Ideas tomadas del video de Brian McCarthy: Performing Ideas.