El uso de tipografías

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Cuando descubrimos el uso de tipografías (también llamadas fuentes) la novedad hace que nos emocionemos y nos dejamos llevar por el entusiasmo. Antes de que nos demos cuenta, nuestra presentación tiene 10 diferentes tipos de fuentes.

Lo mejor es utilizar como máximo tres tipos que se vean armónicos y se complementen entre sí. Recodemos que lo principal es que se puedan leer fácilmente, tanto por la persona que está cerca de la pantalla como por los que están al final del salón.

Para una presentación corporativa lo mejor es:

  1. Evitar el uso de las siguientes tipografías como: Papyrus, Comic Sans, Brush Script o Times New Roman.
  2. No comprimas o extiendas la tipografía.
  3. Utilizar los diferentes pesos en cada familia: Light, Regular, Itálica, Bold. Destaca lo que es importante con el peso.
  4. Ordena el texto de acuerdo a localización geográfica, orden alfabético, jerarquía, cronología (si la hay) y categoría. Determina cuáles son los aspectos más importantes.
  5. Evita láminas con mucho texto.
  6. Si tienes demasiada información puedes imprimirla en un documento adjunto y distribuirlo entre tu audiencia.
  7. No tienes que llenar todo el espacio con texto, simplemente equilibrar el tamaño de la tipografía con el color y el fondo.

Debes tomar en cuenta si la presentación va a aparecer en diferentes dispositivos: computadoras de escritorio, laptops o tabletas, en formatos pc o mac, o va a ser de forma presencial en un salón con ayuda de un cañón. De cualquier forma lo mejor es usar tipos sans serif (los tipos sencillos que no tienen patines) como Arial, Helvética, Futura o Gill Sans. Algunas de estas tipografías han sido sobre explotadas y terminan pareciéndonos terriblemente aburridas. Si quieres descubrir otras alternativas puedes consultar los siguientes sitios que permiten bajar tipografías gratuitamente:

www.google.com/fonts
www.fontsquirrel.com
www.dafont.com
www.fontfabric.com

Recomendaciones de un presentador

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Los mejores presentadores son contadores de historias. Capturan la atención de los asistentes desde la primera frase y la mantienen hasta que se bajan del escenario. ¿Cómo lograr esto?

Aquí tenemos algunos puntos importantes que debes tomar en cuenta para que tu presentación sea algo fuera de serie.

  1. Cuenta historias personales. Los relatos más fascinantes son los que revelan vulnerabilidad. Determina cuáles son los puntos que quieres destacar y cómo se relacionan con una experiencia que hayas tenido. Si logras esto son muchas las posibilidades de que tu audiencia se identifique contigo
  2. Trata de no preocuparte por revelar demasiado sobre ti. Entre más te abras, más real y convincente será tu historia. Tu audiencia sentirá contigo y comprará tu historia.
  3. Prepara tus primeras frases para capturar la atención de tu audiencia desde el primer momento. Platícales con pasión lo que encontrarán al final de la historia y no olvides los detalles conforme avanzas.
  4. ¿No sabes cómo empezar? Aplica el truco periodístico del tren. Éste consiste en sentirte que vas en un tren en marcha y tienes la posibilidad de entrevistar a un personaje que llegará a su destino en 15 minutos. ¿Qué dirías en  los pocos minutos que tienes para comunicar tu mensaje? Escribe unas cuantas opciones que te ayuden a concretar tu idea y empieza desde ahí.
  5. Enfócate en uno o dos puntos clave. Piensa de antemano en los puntos que quieres destacar. No te vayas por la tangente ni te alargues demasiado, mantén tu historia fuerte y concisa.
  6. Practica, practica, practica antes de estar frente a tu audiencia.
  7. Sé agradable y carismático. Éstos son elementos importantes cuando cuentas una historia. Incluye algunos toques de humor (si va con tu personalidad)  especialmente si estás tratando un tema serio. Esto ayudará a bajar la tensión frente a tu auditorio.

Un video que puede servir para aprender a ser un buen presentador: “The first 20 hours” de Josh Kaufman (con subtítulos en español):
https://www.youtube.com/watch?v=5MgBikgcWnY

Principios del «storytelling»

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  1. Narra de forma diferente. Les tienes que dar algo nuevo que no sea lo que está en internet o el material de un libro muy conocido. Proporciónales un punto de vista diferente aunque sea un tema que ya se haya tratado antes.
  2. Definir el contenido de tu presentación, el “núcleo” del tema. Si el tema es clásico, ofrece una visión diferente. Por ejemplo, si vas a hablar sobre liderazgo narra, por ejemplo, una anécdota de un líder muy conocido… pero sin revelar su nombre.  Cuando al final lo hagas, habrás creado una expectativa sobre su identidad y sus logros.
  3. Organiza tus ideas en papel. Cuando vamos a hacer una presentación muy técnica, debemos ser muy claros y concentrarnos en la audiencia. Tenemos que sintetizar y traducir los conceptos de manera que la audiencia los pueda captar fácil y rápidamente. Steve Jobs dominaba este arte, y por eso en vez de decir “El nuevo ipod tiene 4gb de capacidad”, decía “Ahora puedes tener 1,000 canciones en tu bolsillo”.
  4. Sintetiza. Un ejercicio para obtener una buena síntesis es escribir y garabatear sin posibilidad de borrar o corregir. Es la mejor forma de sacar todo lo que está de más y llegar a su esencia.
  5. Deja entrever cuál es tu cierre y crea expectativa. Cuando en una película empiezan por mostrar una escena muy avanzada en la trama, el público se engancha. En la novela de Gabriel García Márquez Crónica de una Muerte Anunciada, en la primera página dice: “El día que lo mataron, Santiago Nasar se levantó a las 5:30”.
  6. Logra un equilibrio entre contenido y narrativa. Es la parte más difícil de una narración. Demasiado enfoque en el contenido resulta aburrido.  Demasiado tiempo en narrar la historia aburre a los que están esperando datos más técnicos o científicos. Para lograr el equilibrio se requiere de un guión muy trabajado.
  7. Crea un ritmo. Usa la regla de 3. Divide la presentación en 3 partes y todo lo que hagas siempre plantéalo en tres. Tu audiencia sigue ese ritmo y se engancha con lo que estás diciendo.
  8. Conoce a tu audiencia. La presentación debe tomar en cuenta aspectos locales. Hay que relacionar la información con el público. Cuando un presentador internacional se ha tomado la molestia de usar ejemplos locales en sus conferencias, los oyentes se llevan una grata impresión, se sienten tomados en cuenta.  No hay nada que iguale la empatía que crea tal deferencia.
  9. Reduce la información al mínimo posible. Las transparencias que contienen mucho texto distraen al público. Las láminas no son para leerlas, son un apoyo visual para la narrativa. Si hay que colocar cuadros o estadísticas destaca el valor o índice más relevante de toda la transparencia. De preferencia, cada punto se debe presentar en una lámina distinta.
  10. La voz, las pausas y los movimientos del presentador son parte de la charla. Tu presencia, tus movimientos y el tono en que presentas deben contribuir a mantener la atención del auditorio para que se comprenda mejor lo que estás diciendo.
  11. Practica una y otra vez. Una conferencia exitosa es el resultado de muchas horas de preparación. Los conferencistas experimentados practican 90 horas (8 horas diarias durante poco más de 11 días) para dar una conferencia de 60 minutos. Hay que evitar las muletillas, verse inseguros o perder el hilo del tema.

Un libro para compartir: Presentation Zen. Garr Reynolds. Editorial New Riders.

Un video para compartir: The surprising secret to speaking with confidence, Caroline Goyder, https://www.youtube.com/watch?v=a2MR5XbJtXU

Cómo contar una historia

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Te han contado historias toda tu vida. Ya sea que provengan de un personaje pintoresco, de una novela épica, de una película o de una canción, las historias impregnan todo lo que hacemos. Nuestra vida es una larga historia que vamos escribiendo al mismo tiempo que respiramos, nos movemos, sentimos. Ahora mismo, mientras lees este blog, estás modificando tu historia.

De todas las historias que has leído, escuchado, o visto en una serie de televisión sólo recuerdas unas cuantas. Los mejores contadores de historias son recordados por su tono de voz, por su forma de conectarse con la audiencia y por la historia misma aunque no  recuerden muchos detalles.

Puedes dividir en tres partes la estructura de tu relato: conflicto, clímax y desenlace. Las dos primeras las puedes poner en el orden que quieras pero el desenlace debe ser rápido y significativo.

Las presentaciones que cuentan una historia son las que tienen un impacto mayor.
Una historia debe tener 6 características para recordarse:
• Sencilla
• Emotiva
• Creíble
• Concreta
• Inesperada
• Relatable

Puedes recordarlo cómo SECCIR para que sea más fácil.

Una historia se puede dividir en tres partes y si hay que subdividir hazlo en múltiplos de 3. Este es el número con el que el cerebro se conecta con mayor facilidad. En la audiencia se va creando un ritmo que le permite captar tus conceptos sin esfuerzo.

Cuando cuentes una historia incluye elementos visuales que apoyen lo que estás diciendo. Fotografías, videos, una animación o una puesta en escena. Estos elementos cimientan la historia para que los datos tengan un impacto mayor.

Steve Jobs fue famoso por sus las historias. Ya fuera el lanzamiento de un producto o la presentación de alguna información importante, organizaba y ensayaba su presentación durante días para darle una estructura, pulir la narración y crear suspenso. Esto es contar una historia.

En tu siguiente presentación toma en cuenta el poder que tiene contar una historia. Recuerda que aunque se trate de un asunto corporativo, incluir una narración puede ser lo que haga que tu mensaje se quede en la mente de todos.

Una propuesta para leer: Edustorytelling. El Arte de Contar Historias para la Vida Cotidiana y el Aprendizaje. Débora Chomsky, editorial UOC. Amazon.

Una propuesta de video: Nancy Duarte, How to lure your audience.
https://www.youtube.com/watch?v=Vi6uA_N55yY

9 principios básicos para una presentación memorable

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En corto, para hacer una presentación que tu audiencia recuerde debes tener en cuenta:

  1. La presentación es para tu audiencia no para ti. Define cuál es la idea principal que quieres comunicar y dale un sello personal.
  2. El tiempo es un elemento determinante, no lo desperdicies en detalles que no contribuyan a la mejor comprensión de la presentación. Sé efectivo, ajusta la presentación a 18 minutos (tipo TED – www.ted.com)
  3. Nunca des una presentación sobre un tema que no te guste y domines.
  4. No olvides que la audiencia recuerda más al presentador que la presentación. Muéstrate de forma humana; la arrogancia del presentador puede matar el interés del público.
  5. Muestra pasión por tu tema. Eres el vehículo para hacer que los que están en la sala se conecten con lo que tienes que comunicarles. Aprovecha y usa tu imaginación.
  6. Cuenta historias. Crea momentos de suspenso que lleven a tus escuchas a la revelación. Ve más allá de lo obvio y encuentra el mensaje principal.
  7. Aunque sientas que ya has ensayado muchas veces, ensaya una vez más. Grábate para que te veas, escuches y mejores.
  8. Hazlo divertido para todos. Si va con tu manera de ser introduce detalles simpáticos. Si no te sientes cómodo con esto, no lo hagas.
  9. Toma en cuenta a quienes conforman tu audiencia y su probable estado de ánimo. Recuerda, al principio del día, son más receptivos; al final, están más cansados.

Cualquier presentación es perfectible; prepárate para presentar con excelencia.

Una propuesta de video :
How to speak so that people want to listen. Julian Treasure, (con subtítulos en español) https://www.youtube.com/watch?v=eIho2S0ZahI

Elementos de una presentación

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Muchos tenemos problemas para diseñar una presentación. No es necesario que seamos comunicadores, diseñadores gráficos o escritores para que tengamos un buen resultado. Antes que nada hay que organizar nuestro trabajo.

1. Crea el guión. Define los puntos principales de tu tema y plantea una introducción que atrape la atención del público.

  • Cuenta una historia. Con esto, la audiencia se engancha en el tema.
  • Haz preguntas. Pueden ser sobre lo que acabas de contar o preguntas personales.  Al auditorio le gusta que te dirijas a ellos de forma individual: ¿Quién no se ha sentido así alguna vez?
  • Presenta una cita. Ésta debe ser relacionada con la parte central de la presentación; debe ser sencilla y corta: “Los buenos líderes no son los poderosos sino quienes empoderan a su equipo”.
  • Introduce los datos principales.  Qué es lo más relevante del tema.
  • Conclusión. Rápida y contundente.

La audiencia debe tener perfectamente definidas cada una de las etapas de la presentación para poder retener las ideas que has planteado.

2. Diseña tu presentación. Define cuáles son los lineamientos del contenido visual de tu presentación.

  • Una vez que tienes el contenido y la estructura, traslada las ideas a las láminas. Como máximo maneja 3 frases por lámina, si son 2, mucho mejor.
  • Storyboard. En una hoja grande de papel dibuja un recuadro por cada lámina. Lo puedes hacer directamente en el software que vayas a utilizar: PowerPoint, KeyNote o cualquier otro que hayas elegido. Puedes utilizar, también, post-its o tarjetas que se puedan  mover de lugar hasta lograr el orden que más se apegue a la idea que tienes.
  • Tipografía. Selecciona una tipografía que sea, ante todo, clara y fácil de leer. Se debe utilizar un tamaño de letra de alrededor de 30 puntos para que los asistentes puedan leer con facilidad el texto aunque se encuentren lejos de la pantalla. Selecciona colores que sean armónicos y que permitan establecer suficiente contraste entre el fondo y la tipografía.
  • Imágenes. Las fotografías deberán tener buena resolución, con un concepto común que refleje uniformidad a todo lo largo de la presentación. Esto con el propósito de no tener distractores.

Una propuesta de video:
Nancy Duarte, The Secret Structure of Great Talks (con subtítulos en español).
http://www.ted.com/talks/nancy_duarte_the_secret_structure_of_great_talks»