Nuevos esquemas de productividad

 
El dicho: “No por mucho madrugar amanece más temprano” se puede aplicar al tema de rendimiento: ”No por mucho trabajar se obtienen mayores resultados”.

En una lista donde la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico), evalúa a 38 países, México ocupa el segundo lugar cómo país trabajador, con 50 horas o más a la semana y el de menor rendimiento. O sea, somos muy trabajadores pero con pocos resultados.

Si llevamos estas cifras a nuestro ámbito de trabajo, nos preguntamos, ¿qué hace que se tengan resultados tan poco eficientes?

En México el artículo 123 de la Constitución de 1917, estableció la jornada laboral de ocho horas, derivada de una costumbre que llegó con la Revolución Industrial para maximizar la producción. Cuando se estableció este sistema, las condiciones y las necesidades eran otras. Actualmente seguimos teniendo el mismo esquema aunque el entorno ha cambiado y dista mucho de las condiciones  de hace 100 años.

En el mismo estudio la OCDE afirma, que los países más productivos actualmente, trabajan menos de ocho horas por día: Luxemburgo, Noruega, Australia y Suiza en los primeros cuatro lugares, con seis horas en promedio, por día. Su rendimiento económico está muy lejos de lo que se obtiene en México.

Para el investigador Benjamin Hardy, especializado en temas de productividad, en la variable tiempo, debemos de tomar en cuenta calidad vs cantidad.

Hablando del individuo promedio en nuestro país, las primeras horas del día deben estar enfocadas a los aspectos más creativos, porque son las horas en las que nuestro cerebro está más alerta y tiene más capacidad para enfrentar y solucionar problemas. Por supuesto que hay algunas personas que funcionan mejor en la noche y para ellas la solución es otra.

Calidad vs cantidad

La calidad en la concentración en estas primeras horas, es mucho mayor que conforme va avanzando el día. Estas primeras tres horas son primordiales. Por eso, hay que dejar para después el correo, las redes sociales, el ejercicio e incluso las juntas de trabajo. No hay que desperdiciar esa energía vital, en actividades que pueden posponerse para las horas de la tarde. Conforme pasen las semanas, el resultado positivo será evidente.

El concepto es simple: al principio de la jornada, desarrollar una actividad intelectual intensa, sin distracciones. Tres horas más tarde, practicar tareas que nos lleven a recuperar la energía gastada, de forma placentera. El resultado: un trabajo de mayor calidad con resultados sobresalientes.

25 minutos de productividad

 
Barbara Oakley, profesora de ingeniería, especialista en métodos para un mejor aprendizaje y autora del libro Mindshift (Cambio de mente) recomienda una rutina basada en el método Pomodoro de Francesco Cirillo para tener mayor rendimiento en las tareas importantes que tenemos que realizar en el día. Consiste en definir, al despertarnos en la mañana, ¿cuál es la actividad más importante qué necesito hacer este día? Trabaja durante 25 minutos de manera ininterrumpida en analizar y definir esa tarea. No puedes contestar mensajes, el celular, el correo, etc.

Cuando se cumplen los 25 minutos, relájate y no pienses en el tema hasta que estés en la oficina. Esta sencilla rutina te permitirá tener claridad para definir cómo debes abordar esa tarea que agilizará tu trabajo y ayudará a que tengas un desempeño impecable.

Productividad

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Todos sabemos que para ser productivos necesitamos tener una meta, crear un plan y ejecutarlo. Y también sabemos que esto no siempre resulta. ¿Por qué? ¿Qué nos está deteniendo? ¿Qué tenemos que hacer para ser más productivos?

Para el logro de nuestras metas debemos tomar en cuenta cinco elementos importantes:

  1. Prioridades. Es cierto que muchas veces hacemos mucho, pero no necesariamente es lo más importante. Pregúntate: ¿qué es lo importante? Existe una regla que llaman el 80/20 en donde si terminas el 20% del trabajo tienes andado el 80% del camino hacia la meta. Hacer más del 20% es la mejor manera de completar un proyecto. Posponer ciertas labores puede se positivo cuando establecemos qué es lo más importante para el logro de nuestros objetivos. Si dejamos de lado acciones pequeñas para más tarde, podremos concentrarnos en lo más importante y así hacer las tareas que nos ayuden a lograr la meta. Siempre debemos evaluar los trabajos que vamos a realizar para poder establecer prioridades.Toma en cuenta cuánto tiempo te va a tomar realizar cada tarea y dedícale un tiempo específico. Programa cada actividad con reloj en mano. Esto te permitirá saber si vas en tiempo o retrasado y te ayudará a calcular de manera realista cuanto te toma cada tarea.
  2. Contexto. Los mejores sitios para trabajar son aquéllos en donde la gente tiene la suficiente privacidad para poder concentrarse en lo que está haciendo. Las interrupciones constantes por conversaciones de los compañeros, llamadas telefónicas, la entrada de personas que vienen a entregar paquetes, etc. contribuyen notablemente a bajar el rendimiento de quienes trabajan ahí.En estudios que miden el desempeño de los empleados, se ha encontrado que en las oficinas abiertas o poco aisladas la concentración de las personas se ve afectada de manera significativa. Contrastando, las empresas que proporcionaron un espacio personal y mayor libertad para actuar a sus empleados son las que obtienen mejores resultados en la productividad. Ciertas actividades requieren mucha concentración y silencio.¿Qué hacer cuando las interrupciones se siguen presentando? Si tienes una tarea importante encuentra un lugar en donde nadie te moleste. Si es posible, programa una reunión en la sala de juntas y quédate ahí durante una hora o más si es necesario para que termines.
  3. Incentivos. Muchas veces para terminar una tarea que no nos atrae es necesaria la motivación que puede ser:
    a.Positiva. Obtenemos una recompensa o premio. Por ejemplo: si logro la meta de ventas de este mes logro una bonificación.
    b.Negativa. Si no cumplimos con determinado objetivo tendremos una penalización: para tener derecho al estacionamiento dentro de la empresa necesitamos cumplir con un mínimo de ventas.
    Hay que entender que nuestras acciones o la omisión de éstas tienen consecuencias en uno u otro sentido.Y para todo es necesario la disciplina. En estudios realizados para medir el cumplimiento de metas se observó que el cumplimiento del 75% de las tareas se hace cuando hay un incentivo o premio. Sin embargo, esto aplica cuando se trata de metas o tareas a corto plazo.
  4. Hábitos. Es más fácil terminar nuestras tareas si las programamos. Hagamos una lista de tareas (check list) de 3 ó 4 actividades que sean prioritarias para que realmente nos enfoquemos a finalizarlas. Cuando hacemos listas demasiado largas corremos el peligro de angustiarnos y en lugar de abocarnos a cumplirlas posponemos las actividades que nos parecen demasiado complicadas. Construir o reemplazar hábitos toma en promedio 66 días, todo es cuestión de re-organizar nuestras rutinas para convertirlas en hábitos que nos motiven a concluir proyectos.
  5. Estado de ánimo. El humor al inicio del día determina cómo realizamos todas nuestras tareas a lo largo de la jornada. Si no tenemos buen ánimo al comenzar nuestro trabajo tenderemos a posponer asuntos que requieren de concentración y creatividad para completarlas.Si empezamos a trabajar con llamadas telefónicas constantes, respondiendo correos uno tras otro y preguntas de la gente a nuestro alrededor, lo más probable es que continuemos el resto del día reaccionando a todo como si fuéramos robots. Si establecemos que la primera hora de trabajo, ya en la oficina, será para planear y distribuir lo que haremos el resto de nuestra jornada, estaremos más centrados y enfocados a las tareas del día. A la larga seremos más productivos y más felices.

Procrastinar y vulnerabilidad

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Procrastinar es la acción de aplazar, diferir. Cuando dejamos de lado algo que nos molesta, asusta o aburre convertimos una tarea en un problema. Y si lo seguimos repitiendo se puede convertir en una costumbre.

Procrastinar es un gran consumidor de energía, nuestra energía, porque nos pasamos evadiendo algo mientras ese algo se va convirtiendo en inevitable y amenaza con arrollarnos si no lo atendemos.

Un ejercicio que nos ayudará a combatir el aplazamiento de asuntos que no queremos enfrentar, es al empezar a trabajar en la mañana hacer una lista de tres pendientes, solo tres, que hay que atender y ejecutar ese día. Si no terminamos todo no importa, habremos avanzado aunque sea una parte. Una vez terminados quedaremos libres para enfocarnos a lo demás.

Vulnerabilidad

Ser vulnerable no es sinónimo de debilidad aunque el diccionario lo defina así. Cuando aceptamos nuestra vulnerabilidad estamos aceptando un riesgo, nos exponernos ante los demás y es un acto de confrontación. Para aceptarnos vulnerables se necesita mucha valentía y honestidad.

Nos han educado para creer que todo lo que hacemos debe ser perfecto, los errores no están permitidos, se castigan con el juicio implacable de los superiores al declararnos “culpables”. Sea en la escuela o en el trabajo profesional. Nosotros mismos somos los primeros y más duros en castigarnos con la culpa y la vergüenza cuando nos equivocamos.

La vulnerabilidad es la fuente de la que se alimentan la innovación, la creatividad y el cambio. Crear, es producir algo que no se había hecho antes o por lo menos desde un punto de vista diferente. ¿Qué puede hacernos más vulnerables?

Vulnerabilidad, equivocación y culpa generalmente se presentan juntas. Para hacer verdaderos cambios hay que aceptarnos vulnerables, estar dispuestos a equivocarnos y aprender a manejar la culpa.

Un líder que se presenta vulnerable ante sus empleados es un líder honesto, valiente y eso lo hace confiable.

Dos magníficas pláticas sobre el tema se encuentran en TED, con la Dra. Brené Brown, The Power of Vulnerability:
http://www.ted.com/talks/brene_brown_on_vulnerability
Listening to Shame:
http://www.ted.com/talks/brene_brown_listening_to_shame#t-9852

Emprendedores y redes sociales

Portrait of smiling young businesswoman with books in office

¿Tienes la mente de un emprendedor? Los científicos han encontrado que los que sí, tienen ciertas características:

  1. Se inclinan a tener pensamientos positivos y ven el mundo de manera optimista.
  2. Toman decisiones más rápido.
  3. Tiene una mayor capacidad de responder positivamente en situaciones de conflicto.
  4. Son más flexibles para analizar problemas y tomar decisiones diferentes a las la mayoría; esto se traduce en propuestas más creativas.

Redes sociales

Para avanzar más rápidamente, nada con la corriente y aprovecha los medios que te pueden ayudar tanto a conocer lo que pasa en el mundo cómo en las personas con las que te puedes comunicar para intercambiar ideas, información o productos. Pon atención a lo que te ofrece cada uno de ellos:

  • Facebook es un medio que comunica a los amigos pero que también ofrece la posibilidad de tener publicidad pagada que llega a miles de usuarios con un perfil específico, acorde a lo que estás buscando.
  • Twitter es una plataforma que nos mantiene al tanto de lo que está pasando en el mundo y también nos acerca a lo que las personas dicen. Tienes también la posibilidad de incluir ligas que lleven a tu página o blog.
  • Linkedin te posiciona en el mundo laboral con la posibilidad de publicar material relacionado con tu trabajo.
  • Pinterest nos da opciones para decidir una compra o servicio, más adelante. En este medio podemos dar información de un producto específico.

Enfócate a un mercado específico para que no lances esfuerzos a un público general que tal vez no se interese por tu producto. Define a qué mercado o auditorio quieres llegar. Por ejemplo, Facebook con 61 millones de usuarios en México, te dice con mucha precisión las características de sus usuarios. Dirígete a un punto específico.

En cada uno de estos medios hay personas que buscan lo mismo que tú, son  emprendedores y gente que utiliza las redes sociales para promoverse.Trata de conectarte con ellos y comparte experiencias que te ayuden a tener mejores resultados. Revisa todas estas opciones y ve cuáles son las que te funcionan mejor.

Crear hábitos

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Los hábitos son los pilares sobre los que se sostienen nuestras acciones diarias, son la herramienta que nos ayuda a completar tareas.

  1. El cambio se logra en singular. Enfócate a crear un hábito a la vez, ten en cuenta que cambiar actitudes toma 66 días en promedio. Si lo haces, con uno a la vez, tu concentración será mayor y lo lograrás más rápido.
    Conócete y cambia lo que no funciona. El monitoreo de tus actividades es muy importante para saber dónde hay fallas y que hay que hacer para cambiar. Reconocer que hay errores no es placentero pero es el primer paso para una evaluación y programación de actividades para el cambio.
  2. Pon todo por escrito y revísalo diariamente.
    El poder de la palabra ahora. Las persona altamente productivas conocen muy bien el valor del ahora: Hazlo ahora. Empieza ahora. Delega ahora. Termina ahora.
  3. Completa unos más. Hacer algo más allá de lo necesario nos da un poco más de margen para completar nuestra tarea si algo se atora en el camino. Manda un correo más. Haz una llamada más. Visita un cliente más.
  4. Menos actividades. Enfócate en actividades que realmente le aporten un plus a la empresa en lugar de muchas actividades que no sumen en el fortalecimiento de la compañía.
    Establece metas específicas en lugar de metas subjetivas.
  5. Crea la lista de las Ds: desecha, delega, diseña, difiere. Haz una lista de cosas que no son primordiales en este momento y guárdalas hasta que hayas terminado lo prioritario. Eso te permitirá avanzar en tu proyecto.
  6. Repite, repite, repite lo que tienes que hacer para lograr la meta.
  7. Reconoce los logros a lo largo del camino, no solo busques llegar a la cumbre de la meta que te trazaste. Haz revisiones, pon en papel el antes y el después para ver los cambios logrados.

Prémiate con algo personal que te recuerde que sí puedes.