Cómo preparar una presentación para una audiencia hostil

“En todas las actividades es saludable, de vez en cuando, poner un signo de interrogación sobre aquellas cosas que por mucho tiempo se han dado como seguras”. 
Bertrand Russell

Las creencias falsas, tienen poco que ver con las declaraciones y afiliaciones políticas y la identidad personal: ¿Qué clase de persona soy y que clase quiero ser? De acuerdo con una investigación del New Yorker, todas las ideologías son similares.

Hay ciertos puntos que debemos tener en mente cuando estemos preparando una presentación para una audiencia particularmente difícil. Una audiencia con la que no haya concordancia en los argumentos principales de tu presentación. Ni siquiera piensa que el tema del que hablas es relevante.

Muchas veces la posición de los oyentes no necesariamente concuerda con el grupo al que pertenecen. Por consiguiente cuando prepares el contenido de tu tema, investiga bien a tu audiencia, toma en cuenta que una cosa es lo que  la gente quiere que vean de ellos y otra lo que realmente son.

Conociendo sus creencias, necesidades y expectativas, podemos tener una mayor influencia y poder de convencimiento. Toma en cuenta las limitaciones con las cuales tienes que trabajar. Si estás trabajando con un asunto muy que está muy enraizado y tienes poco tiempo para abordarlo, háblales muy claro. No guardes falsas esperanzas de que vas a cambiar su punto de vista y que aceptarán las bondades de tu proyecto cuando haya terminado la presentación. Tal vez lo más que puedes hacer es sembrar en su mente, la duda de si su posición es la correcta. Una duda que los lleve a pensar en contactarte después de la charla para tener mayor información e investigar qué otras alternativas pueden existir.

Una buena forma de empezar a atenuar la posición hostil de la audiencia es comenzando con un resumen de sus argumentos sobre el tema. Trabaja a conciencia este punto y tendrás resuelta la parte más difícil del argumento. Siempre cuesta trabajo ponerse en los zapatos del oponente. Ten cuidado de que tu audiencia no sea el blanco de tus ataques. Explica de manera clara, precisa y resumida. De ser posible, explica las ideas en que te basaste para llegar a esa conclusión. Detalla los aspectos positivos de esa posición y cuando la audiencia sienta que entiendes su posición, preséntarles tu punto de vista si es diferente del suyo.

Daniel Dennet en su libro Intuition Pumps and Other Tools for Thinking, nos da ciertos apoyos para enfrentar una audiencia difícil:

  1. Trata de expresarte claramente, de tal manera que tu interlocutor llegue a decir: “Gracias por ponerlo de esa manera, realmente no lo había visto así”.
  2. Haz una lista de puntos en los que haya convergencia entre la audiencia y tú.
  3. Comparte los aspectos más importantes que hayas encontrado en tu posición del tema.
  4. Solo entonces podrás expresar conceptos de crítica, impugnar o rebatir la posición de los contrarios.

Haz que la discusión sea para encontrar la verdad y no para vencer a tu oponente. El ensayista francés Joseph Joubert decía: ¨El objeto de toda discusión no debe ser el triunfo, sino el progreso”.

Seis formas de simplificar un tema científico

 
Si alguna vez haz hecho una presentación para  gente de ciencias, sabrás que conectarse con los oyentes y manejar datos, representa un verdadero reto.  Los científicos son analíticos y esperan información clara, sintetizada y que les aporte datos interesantes.

Para captar su atención y mantenerlos interesados, toma en cuenta estos puntos:

  1. Comienza y cierra con una idea espectacular.  Abre la presentación con una pregunta o una afirmación impactante y poco a poco ve bajando a los detalles. Si eres un presentador con experiencia, cuenta una historia (storytelling) o utiliza una imagen que describa tu idea central. Al cerrar siempre regresa a la historia o la imagen del principio de manera que, se refuercen el tema de tu plática y los mensajes clave.
  2. No pierdas de vista el núcleo de tu presentación. Si te invitan a exponer un tema, asegúrate de que lo dominas y de estar preparado para responder las preguntas de la audiencia. Cuando se trate de temas de ciencia, un buen ejercicio es practicar la exposición con gente que sepa del tema para que veas qué tan clara es y si el nivel de conocimiento es el que corresponde con la audiencia. Cuando se manejan datos de ciencias exactas, es muy fácil perderse en explicaciones demasiado detalladas que puedan aburrir. Calcula bien el tiempo y selecciona los datos que son imprescindibles.
  3. En temas científicos no todo son números y fórmulas. Sin duda son importantes, pero podemos tener mayor comprensión y retención de la información, si utilizamos apoyos gráficos que describan el concepto. Infográficos, diagramas y videos interactivos, son un ejemplo.
  4. Menos es siempre más. Este principio se aplica tanto a la comunicación verbal, como a la selección de imágenes con que vas a ilustrar tus ideas. Si eres un presentador experimentado, utiliza pocas diapositivas con pocos textos y cuenta la historia que se tejió alrededor del concepto. Una buena regla de uso, es no utilizar más de tres incisos por imagen.  Si en una diapositiva, no tienes tres ideas que ayuden a la comprensión del concepto, elimínala.
  5. Utiliza otros elementos que hagan tu presentación didáctica. Una forma de hacer que la audiencia retenga información, es involucrándola en el tema de manera activa. Puedes pedirles que compartan su experiencia en el tema. Y si se cuenta con el tiempo suficiente, invitarlos a participar en una pequeña encuesta que sirva para enriquecer los datos científicos que después puedes compartir con ellos por internet.
  6. Sé tú mismo aunque la información no sea tuya. Cuando estés presentando conceptos que no son tuyos, una situación bastante frecuente en las exposiciones científicas, prepara la información y otorga el crédito al autor. El presentador que infunde confianza, tiene en tus manos las llaves para comunicarse con sus escuchas.

Cómo tener una comunicación exitosa lider-equipo

 
Los líderes experimentados reconocen la importancia que tiene la comunicación con sus empleados para lograr el éxito de la empresa.

Toma en cuenta estos puntos cuando quieras comunicarte con el equipo:

  1. Integridad en la comunicación. Siempre di la verdad, sin excepción. Tu credibilidad está en juego.
  2. Busca el momento para comunicarte. Aprovéchalo de la mejor manera y entrevístate cara a cara siempre que sea posible.
  3. Siempre ten en mente lo básico: quién, qué, dónde, cuándo, cómo y por qué.
  4. Utiliza historias. La anécdota correcta, puede valer 1000 teorías y 1,000 ideas. Una buena historia refuerza los resultados, los comportamientos y las acciones que quieres obtener.
  5. Construye confianza y credibilidad. Manténte cercano y visible. Aborda a tus empleados, abierta, temprana y completamente. Entre más cambios se den y más ocupado estés, más comunicación debes tener con tu equipo.
  6. Examina. Si tienes que dar fechas importantes o noticias delicadas, planea bien. ¿Cómo querrías que te dieran esa información si estuvieras en el lugar de ellos?
  7. Resume de claramente las expectativas del grupo. Es la forma más rápida para saber si se van a involucrar con tu propuesta y, si no, es momento de aclarar sus expectativas.
  8. No esperes hasta que tengas todas las respuestas, si lo haces, puede ser demasiado tarde. Alguien puede adelantarse  y dar información equivocada o tergiversada.
  9. Incluye contexto y relevancia. Permite que tu equipo comprenda el significado de lo que estás diciendo; contempla que tus mensajes contengan las acciones y conceptos más importantes.
  10. Comunícate de forma  honesta, humana, empática y demuestra que te interesas por cada uno de ellos. Si tienes que dar información compleja o desagradable, exprésalo y sé empático.

Cada día, la comunicación interna es mejor evaluada y considerada como un elemento central  para el éxito de la meta de la empresa.

Aprendiendo a delegar

 
Los líderes con experiencia saben cómo manejar diferentes asuntos a la vez, sin angustiarse y sin perder los estribos. Saben controlarse y dialogan con su equipo de trabajo. Es comprensible que uno se altere cuando los teléfonos no paran de sonar, el correo se desborda con cientos de mensajes que exigen respuesta inmediata. Colegas y miembros del equipo entran y salen de la oficina, esperando tener una directriz hacia dónde dirigirse.

Muchos líderes quieren saber cómo pueden ser más productivos, pero sienten que tienen que hacerlo ellos mismos por miedo a perder autoridad, no se atreven a delegar. Algunos con mayor confianza en ellos mismos, saben que pueden distribuir su tiempo de manera más segura y eficiente si delegan las tareas a su equipo. Saben que para crecer, hay que distribuir el trabajo entre sus miembros. Se acerca de forma individual, les describe el proyecto y les da un lugar dentro del equipo para que se sientan motivados y reconocidos. Quien delega debe saber comunicarse: saber establecer relaciones dentro del grupo y transmitir sus órdenes y decisiones de forma clara y efectiva.

Presencia y autoridad

Algunas sugerencias para que puedas delegar tareas y comunicarte mejor con tu equipo:

  1. Alimenta la relación. Los reconocimientos de manera personal fortalecen las relaciones. Un ejemplo: “Me impresionó mucho tu trabajo en la última evaluación. Tengo algunas ideas que pueden interesarte para incluirlas en tu proyecto”.
  2. Preséntate de forma inesperada: Hazte presente y ve directamente a lo que quieres: ¿Puedo compartir una idea para tu proyecto?
  3. Pide de forma personal: Tengo que presentar un proyecto especial y no tengo la información requerida. ¿Me podrías ayudar con eso?
  4. Haz una propuesta: “Creo que que sería una gran oportunidad para que aprendas a manejar este nuevo programa en la propuesta X que estamos desarrollando. ¿Quieres encargarte? Escucha los comentarios y da tu opinión al respecto.

Si te acercas a tu equipo con estas propuestas, será más fácil delegar y mostrarles que confías en ellos para que entre todos puedan lograr la meta.

Algunas ideas fueron tomadas del artículo de Carol Lampert, How to Delegate with Authority and Presence, publicado en 2010, en el blog ARIEL.

Pautas para reforzar la comunicación en el equipo

 
El 10% de los conflictos, se deben a una diferencia de opinión. El 90% restante, a un tono de voz equivocado.

La capacidad de comunicarse es una habilidad, individual o de equipo, que nos permite poder tener un diálogo abierto, equilibrado, enfocado a tratar asuntos difíciles, en circunstancias retadoras.

Hay pautas que favorecen la capacidad de diálogo:

  1. Cuando expreses tus puntos de vista, manéjalos como hipótesis y no como afirmaciones contundentes.
  2. Haz que tu exposición sea clara y explica las ideas que la sustentan para que todos puedan ver, explorar y evaluar cómo manejaste el contenido de tu propuesta.
  3. Prueba la idea que estás desarrollando, con los miembros de tu equipo.  Obsérvala desde su perspectiva y evalúa los puntos opuestos a los tuyos.
  4. Cuestiona, de manera genuina, las observaciones de tus colegas, especialmente si su posición es contraria a la tuya.
  5. Mantente abierto a las ideas de los demás, enfócate en lo que puedes aprender, qué es lo que realmente piensan y cómo ven el asunto.
  6. Actúa de forma objetiva y honesta cuando el grupo esté trabajando bajo presión.
  7. Muéstrate valiente cuando sea necesario dirigir temas espinosos. Hazlo con valentía y evita ser arrogante.
  8. Controla la pasión cuando tengas que conversar sobre cuestiones problemáticas y así evitarás situaciones desagradables para todos en el equipo.
  9. Apóyate en las diferencias y procura aprender de ellas, aún cuando para ti no tengan nada interesante.Haz lo posible para que todos tus colegas se interesen por aplicar los puntos que hemos mencionado en este resumen.
  10. Promueve la comunicación compartiendo puntos de vista, dudas y una crítica constructiva. Aplícalos de manera sistemática.

Cuando en un equipo se practica la unión, la paciencia y la humildad, los obstáculos más difíciles pueden enfrentarse con optimismo y con la voluntad de superarlos. Los retos más complejos pueden convertirse en oportunidades que fortalezcan la comunicación dentro del equipo.

Algunas de las ideas fueron tomadas del artículo Conversational Capacity, del coach Craig Hardy.

Lenguaje corporal

 
Desde muy temprana edad nos inculcan en la escuela que lo importante son las materias relacionadas con pensar y resolver problemas. Las actividades físicas y artísticas son relegadas a un plano menos importante. De ahí que la mayoría de las personas no se relacionen bien con su cuerpo.

Muchos, cuando tienen que hacer una presentación frente al público ya sea grande o ante unos cuantos, no saben moverse. Y no sólo eso, están desperdiciando una gran herramienta: el movimiento corporal para comunicarse más efectivamente.

Aquí te damos algunas reflexiones para que aproveches mejor tus movimientos  frente a la audiencia:

  1. Tu cuerpo, una herramienta efectiva. Vivimos en una era en donde los elementos visuales son muy importantes. Si estás ante el público y te mantienes en un extremo del escenario sin moverte o te escondes detrás de un podio, es más seguro que pierda interés en lo que estás diciendo. Aprovecha tu cuerpo, practica tus movimientos para enfatizar los puntos importantes de tu conferencia. Cuando practiques, haz un ensayo caminando de un lado al otro del espacio mientras hablas. Mueve los brazos y las manos y observa como cambia tu voz. Poco a poco, vas liberando la mente con movimientos corporales.
  2. Comunica movimientos espontáneos. No planees tus movimientos mientras ensayas; puede resultar que te veas artificial y estudiado. Se trata de que tus movimientos le den mayor expresión a la plática, deben sentirse naturales.
  3. Justifica tus movimientos. Relaciona tus movimientos con tus palabras y viceversa. El propósito de tus movimientos debe ser apoyar, enfatizar las ideas de tu conferencia. Si te mueves de más estarás distrayendo la atención de quien te escucha.
  4. Aprópiate del espacio. Como conferencista tienes todo un espacio para ti. Debes de comunicarte tanto con los que están cerca, como con los que se encuentran al final del salón. Tu presencia debe sentirse en todo el lugar. Y para eso tu cuerpo y tus movimientos deben ayudarte. Si tus expresiones son poco visibles, es fácil que la persona que está en el punto más alejado, pierda interés. Debes asegurarte que el 100% de los conceptos se escuchen y se vean en todo el auditorio.
  5. Utiliza tu voz y movimientos corporales de manera natural. Es un error creer que las palabras por sí solas expresan lo que queremos comunicar. La voz y el movimiento corporal, son instrumentos que ayudan a que tus oyentes imaginen de manera más vívida lo que estás diciendo. Puedes intentar este pequeño ejercicio: escribe en un pequeño párrafo una idea que quieras que tus oyentes capten de manera especial. Ahora piensa en un movimiento, en un sonido que sintetice lo que quieres comunicar. Lee el párrafo  en voz alta y ve si refleja tu idea. No sobreactúes porque corres el riesgo de parecer falso. Lo mismo puede decirse de las expresiones emocionales: deben ser genuinas. No trates de reír, o aparentar tristeza si no la sientes; nadie te creerá.
  6. Muéstrate relajado ante la audiencia. Es un error, moverse continuamente sin un propósito, se interpreta como nerviosismo y falta de confianza.

Inteligencia emocional: cómo mantenerse en equilibrio

 
A nuestra capacidad para resolver los problemas que se nos presentan en la vida, le llamamos felicidad. 

La revista Psicology Today define “inteligencia emocional” como la capacidad de identificar y controlar tus emociones y las emociones de otros. Estos cinco puntos te pueden ayudar a mantener la calma cuando te encuentres con situaciones conflictivas.

  1. Mantente tranquilo. Antes de perder la calma, tómate unos minutos y ponte a caminar, respira hondo o lávate la cara con agua fría. No te dejes dominar por la presión.
  2. Camina en los zapatos de la otra persona. Examina la situación desde la perspectiva de tu compañero. ¿Es posible que tenga otro punto de vista diferente al tuyo y que su posición sea correcta? Retrocede y analiza si es posible que tenga razón.
  3. Diseña un plan “B” y un plan “C”. ¿Qué tan bien puedes controlar tus emociones cuando te enfrentas a situaciones inesperadas? Si reaccionas de manera automática, con la parte reptiliana de tu cerebro, seguramente enfrentaras un escenario complicado que se te puede ir de las manos. Plantéate con antelación las diferentes situaciones complicadas; te sentirás más seguro si tienes que controlar cualquier eventualidad que se presente.
  4. Sé contundente. Para erradicar tus malos hábitos, convéncete que quieres eliminar actitudes negativas. Si tiendes a ser pasivo y utilizas lenguaje que no te compromete, oblígate a ser más activo, más participativo, para provocar que las cosas sucedan y no las dejes al azar. ¿Las cosas te suceden a ti, o tú las provocas según tus planes?
  5. Ejercita tu inteligencia emocional para tener una buena comunicación. Una característica de la inteligencia emocional es la influencia que podemos tener en los demás. Utiliza esta herramienta increíble y tu comunicación será clara y armónica.

Una parte de nuestra felicidad es la capacidad que tenemos de resolver los problemas que se nos presentan en la vida.

“Nos vemos en Verona. Besos”

 
En una historia que me llegó por internet, un padre le leía a su hija de 5 años el cuento de Hansel y Gretel. Y en el momento en que los hermanitos se pierden en el bosque, empieza a anochecer y buscan las migajas de pan (que ya no estaban) para poder regresar a casa, el papá con voz grave le preguntó a la niña: ¿cómo harán ahora para regresar, están perdidos en el bosque y de noche? La niña le contestó tranquilamente: “Que le llamen a su papá por el celular”. Este hombre se dio cuenta, que para su hija nacida en el siglo de la tecnología digital, nunca existió una vida sin celular.

Vale la pena que reflexionemos: ¿qué habría sido de la literatura si el protagonista hubiera tenido un celular consigo? ¿la trama funciona si los personajes pueden hablarse desde cualquier lado?

Con un teléfono en las manos, Penélope ya no esperaría con incertidumbre el regreso de Ulises del combate. Con teléfono en la canasta, Caperucita llamaría a su abuelita a tiempo y la llegada del leñador ya no sería necesaria. Con un telefonito, el Coronel sí tiene quien le escriba. O por lo menos recibirá mensajes de texto aunque sean spam. Tom Sawyer no se perdería en el Misisipi gracias al GPS. El cochinito de la casa de madera le avisaría a su hermano que el lobo va para allá. Geppetto sabría que Pinocho no fue a la escuela porque lo alertaron de su ausencia en el salón de clases.

Una gran cantidad de historias en la literatura tienen conflicto por falta de comunicación, por el desencuentro y la distancia. Las historias clásicas existen gracias a la ausencia de la telefonía móvil. La obra más romántica de todos los tiempos, Romeo y Julieta, no hubiera sido trágica si los amantes se hubieran texteado: “Voy a fingir que estoy muerta pero en realidad no lo estoy. Nos vemos en Verona. Besos”.

Y me pregunto: ¿no nos estaremos privando de historias y relaciones extraordinarias por el uso exagerado de la tecnología? Nuestras historias están perdiendo brillo y nos estamos convirtiendo en personajes descuidados, vagos y negligentes.

Cómo influye el lenguaje cotidiano en nuestras relaciones de trabajo

 
Dale Carnegie en su libro Cómo ganar amigos e influir en las personas, aconseja: Sé generoso en tus cumplidos y cordial en tus discordancias. Una retroalimentación positiva ayuda de muchas maneras. Sobretodo, fomenta una  actitud positiva de las personas hacia quién expresa el comentario. Te sugerimos algunas frases que te pueden funcionar:

  1. “Qué bien te ves hoy”.
  2. “Hiciste un buen trabajo”.
  3. “Me encantó cómo…”.
  4. “Me gustó lo que dijiste con respecto a…”.
  5. “Eso fue sorprendente”.
  6. “Aprecio tu comentario”.
  7. “Felicidades”.
  8. “Por supuesto”.

La carga que tienen ciertas frases en una conversación, provoca situaciones tensas que se deben evitar.

Estas expresiones no debes usarlas nunca:

  1. “No es justo”.
  2. “Ése no es mi trabajo”.
  3. “Si quieren que lo haga, deben pagarme más”.
  4. “Siempre lo hemos hecho así”.

Hay frases utilizamos todos los días que se perciben débiles o ambiguas y otras que suenan impositivas. Sustitúyelas por enunciados más determinantes y/o cordiales como:

  1. En lugar de: “Creo que..”, Dí mejor: “Estoy seguro que…”
  2. Evita: “Voy a intentarlo”. Sustitúyela por: “Lo hago ahora”.
  3. No digas: “Deberías hacer lo que yo hago”. Cambia a: “Te sugiero que..”
  4. En lugar de: ¨No tengo tiempo, estoy muy ocupado”, utiliza: “Con gusto atenderé tu asunto, una vez que …”.
  5. Cuando desconozcas una respuesta, evita: “No sé” y sustitúyela por: “Lo voy a investigar”.

La frase con que cerramos un correo, puede influir en que obtengamos una respuesta pronta o más tardada. Las frases que reflejan agradecimiento son las que reciben atención más pronto.

  1. “Gracias por su ayuda y colaboración”.
  2. “Agradezco su amable atención”.
  3. “Agradecemos de antemano la atención prestada”.
  4. “En espera de sus noticias, agradecemos su atención”.

Cómo evitar mensajes que confundan a la audiencia

 
¿Cuántas veces nos hemos encontrado con señalamientos que en lugar de ayudar, nos confunden más? La imagen que nos indica por dónde ir no concuerda con el texto o con la flecha que apunta a una salida que no existe.

Lo mismo sucede con las presentaciones. Nuestro lenguaje dice una cosa y la imagen que presentamos dice otra. El presentador está concentrado en convencer con sus palabras para que los oyentes aprueben una acción o compren un producto. Pero se escucha nervioso, parece que lo domina el pánico escénico. Si el público se engancha emocionalmente con él/ella, será una experiencia incómoda. La falta de confianza desmotiva y probablemente tenga el efecto contrario al que se busca. Los oyentes quieren un orador que confíe en sí mismo, con mensajes claros, limpios y directos.

Tú y tu mensaje son los elementos visuales más importantes de tu presentación. Si no estás comprometido con tu mensaje, los oyentes no te seguirán ni tomarán la acción que buscas.

Todo cambia cuando te ves confiable, seguro de lo que dices y tienes contacto con la audiencia. Esto se logra con trabajo, mucho trabajo. El contenido, los elementos gráficos y el manejo de tu imagen ante la audiencia son los pilares que harán que tu presentación sea sólida y memorable.