Características de un buen orador

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Damos pláticas, discursos, conferencias para convencer a otros que compren nuestro producto o servicio, se unan a un partido político o acepten las nuevas condiciones de un programa que se va a aplicar. ¿Qué es lo que hace que compren o acepten lo que presentamos?

Tienes que transmitir credibilidad. Nos guste o no, el auditorio está pensando: ¿Por qué debo escuchar a esta persona? Necesitamos contestar esta pregunta en los primeros 60 segundos de nuestra intervención. Platícales porqué tu proyecto es importante y qué hace que sea una propuesta interesante. Preséntales la información que los convenza.

Sé honesto. Cuando una persona no tiene la suficiente confianza en sí misma, trata de presentarse con una máscara que protege y oculta su nerviosismo. La audiencia se da cuenta de esto desde el primer momento porque no se escucha sincera y será muy difícil que los convenza de que lo que está diciendo es cierto. Debes de mostrarte como realmente eres.

Conéctate con el público. Piensa quién es tu audiencia, qué es lo que espera escuchar de ti y cómo lo debes expresar. Demuéstrales que estás con ellos; haz contacto visual, recorre a los espectadores de un lado a otro de la sala.

Interactúa con los escuchas. No cometas estos errores:

  • No uses el contenido de tu presentación cómo si fuera un escudo que te protege de la audiencia.
  • No pierdas concentración por querer ver cómo te están recibiendo. Eso ya lo sabrás después cuando la plática haya terminado y te evalúes y evalúen honestamente.

Piensa en tu presentación como la oportunidad de que se lleven a casa información valiosa que hará que te sigan de manera natural.

Algunas ideas fueron tomadas del artículo 4 Characteristics of an Infuential Speaker, del Dr. Gary Genard.

Ideas para una entrada perfecta

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La mayoría de los presentadores abren hablando de ellos mismos y porqué a la audiencia le conviene escucharlos. Lo más probable es que no se interesen hasta que sepan sobre qué se va a tratar tu presentación. Para esto debemos tomar en cuenta varios puntos:

  1. Atrae la atención del público. Lo más probable es que los oyentes entren pensando en el tema de la plática anterior, que vengan viendo los mensajes de su celular, o pensando en el próximo descanso. Tienes que llamar su atención con un elemento que esté ligado al tema de tu presentación. Algunos presentadores utilizan chistes o bromas que no tienen que ver con su presentación para atraer la atención de los oyentes. No lo hagas. La mejor manera de comenzar es contando una historia, una anécdota. La puedes dividir en varias partes.
  2. Involucra al público, haces una pregunta como: ¿cuántos de ustedes han participado en algún taller como éste? Alcen la mano.
  3. Da un ejemplo de estadística o les muestras una fotografía impactante. Nunca empieces una presentación con un video. Lo que hace que una presentación sea interesante, es la interacción entre el presentador y el público. Un video puede mostrarse más adelante; si lo pones al principio, se puede tomar como falta de seguridad.
  4. Haz una pregunta concreta sobre el tema: ¿Cómo es que el problema xxx debe de atacarse? Entonces te presentas diciendo: Soy Jorge Romero, director de marketing de la empresa XXX, durante 6 meses hemos trabajado, etc. Así estableces autoridad.
  5. Da la respuesta al problema que planteaste, que es tu tema principal.
    Presentas la estructura de tu presentación: Voy a hablar de tres aspectos importantes que conforman esta problemática: 1.X. 2.Y 3.Z.
  6. Define cuanto tiempo te va a tomar exponer el tema, que las preguntas van a ser contestadas casi al final.
  7. Muéstrate amigable, accesible.

Este es el orden que se debe establecer para que tengamos un entrada perfecta.

Ideas tomadas del video de Brian McCarthy: Performing Ideas.

Cómo preparar una lista de tareas para una presentación

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Pregúntate:

  1. ¿Quién es tu audiencia?
  2. ¿Por qué está aquí?
  3. ¿A qué hora será?
  4. ¿Cuáles son las preguntas de la audiencia?
  5. ¿Cuáles son los 3 mensajes más importantes a llevarse a casa?

1. Antes de la presentación:

  • Elabora una lista de posibles preguntas (por lo menos 20).
  • Establece prioridades y dibuja un mapa mental con mensajes principales.
  • Calcula el tiempo que te tomará preparar la presentación: una charla de 1 hora requiere 10 horas de preparación.
  • Practica tu plática y no la pospongas para después.
  • Corrige el material que no comunica bien y vuelve a comenzar la presentación desde el principio.
  • Repite las veces que sea necesario.
  • Practica tu presentación frente a personas que te puedan dar una opinión honesta. Puedes
  • videograbarte y observar cómo lo haces.
  • Practica con reloj en mano y quítate 5 minutos para terminar de forma apegada al tiempo que tienes.
  • Pide el número celular de los organizadores por cualquier emergencia.
  • Pide lo que necesites de equipo de apoyo: proyector, sonido, pantalla, rotafolio y plumones.
  • Pide instrucciones de como llegar a las instalaciones donde va a ser el evento. Incluye el lugar de
  • estacionamiento y desplazamiento dentro del inmueble.
  • Si está permitido incluye al final de la presentación una diapositiva con tus datos: correo electrónico, página web y blog.

2. El día del evento:

  • Haz una hora de ejercicio antes de salir para la presentación. O si lo prefieres puede ser la noche anterior.
  • Revisa que tengas todo lo necesario para hacer la presentación: el archivo con el material que vas a proyectar; que el equipo de cómputo funcione con los cables y la batería cargada. De todas formas conecta tu computadora.
  • Lleva un respaldo de la presentación en un usb o en un disco externo. O súbelo a la nube para utilizarlo ser utilizarlo en caso de emergencia.
  • Lleva tu propio control para correr la presentación. Revisa que la batería esté cargada.
  • Toma una ducha y haz todo lo necesario para dar una buena impresión.
  • Asegúrate de eliminar todo lo que te pueda provocar estrés. Sal con el suficiente tiempo para llegar antes de la hora convenida.

3. En el evento:

  • Si es posible revisa el lugar, pasa la presentación sentándote en el lugar más lejano.
  • Regístrate y busca a los organizadores para que sepan que ya has llegado.
  • Encuentra el salón que te asignaron y si está otro conferenciante exponiendo, observa cómo funciona todo en el lugar.
  • Si el tiempo lo permite interactúa con los asistentes que posiblemente entren a tu conferencia.
  • Regresa al salón y analiza las últimas frases del exponente anterior a ti. Prepárate para presentar.
  • Empieza a preparar para presentar. Conecta la computadora y busca la conexión para el cañón o en su caso el proyector. Muchos de los problema en una presentación comienzan aquí.Revisa si es PGA o HDMI.
  • Encuentra al técnico encargado de la producción, revisa el micrófono y pídele que te ayude con el sonido.
  • Checa el control manual y si tienes videos, proyéctalos.
  • Camina por el escenario para familiarizarte con el espacio. Pídele a algún asistente que te observe en los primeros movimientos para detectar alguna irregularidad.
  • Ten a la mano agua o en botella con tapa.
  • Siéntate en la última fila del salón y revisa que los textos de la proyección se puedan leer fácilmente. Relájate, ve que todo esté listo para presentar. Disfruta el momento.
  • Si es necesario sal a caminar y enfócate en lo que vas a presentar en unos minutos.

4. Después de la presentación:

  • Desaloja el salón para que el siguiente expositor tenga el tiempo suficiente para prepararse.
  • Quédate en un sitio en donde la gente te pueda ver para hacerte preguntas sobre lo que acabas de presentar.
  • Si hay preguntas que no puedas contestar en el momento, toma sus nombres y correos electrónicos para ponerte en contacto con ellos. Asimismo ofréceles tus datos.
  • Sube material de la conferencia a tu página o blog si lo consideras pertinente.
  • Contesta por correo electrónico a las personas que te solicitaron información.
  • Agradece a los organizadores y pregunta su opinión sobre la presentación para mejorarla.
  • Si la conferencia fue videograbadora, pide una copia para estudiarla y corregir lo que haga falta.

Consulta el libro Confessions of a Public Speaker en el sitio www.scottberkun.com

Cómo hacer presentaciones sentados

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La mejor manera de hacer una presentación es estando de pie. Sin embargo, puede ocurrir que necesitemos hacerlo sentados. Otra posibilidad es que nuestros escuchas sean muy pocos y estemos sentados alrededor de una mesa.

Aquí algunas recomendaciones:

  1. Procura hacer contacto visual con tu audiencia. Si estás alrededor de una mesa dirígete tanto a los que están al lado tuyo cómo a los que están enfrente.
  2. Utiliza un tono de voz lo suficientemente alto para que todos escuchen lo que estás diciendo. El ritmo también es importante porque si hablas muy rápido es posible que no todos capten bien. Debes estar consciente de hablar claramente.
  3. Enfatiza con ademanes y gesticulaciones. Cuando estamos sentados para controlar el nerviosismo no sabemos que hacer con las manos y nos ponemos a mover una pluma o una botella de agua que tenemos cerca. Evítalo  pues tus oyentes se empezaran a fijar más en los objetos que tienes en las manos que en lo que estás diciendo.
  4. Siéntate cómodamente. No te sientes rígido o encorvado pues esto se interpreta como falta de seguridad. Tu espalda debe estar recta.
  5. Controla tu nerviosismo y tu ansiedad. Cuida tus movimientos para que la audiencia no perciba que estás intranquilo. Respira hondo y controla tus movimientos sobre la mesa o de tus piernas bajo ella. Si puedes antes de comenzar camina un poco y respira soltando el aire lentamente.
  6. Prepárate para las distracciones de tu auditorio. Cuando se hace una presentación en donde el que expone está sentado, la gente generalmente siente que es más informal y se pone a escribir o a checar su celular y contestar  mensajes. Lo ideal es establecer reglas antes de comenzar en donde quede claro que el uso de celulares y otros aparatos electrónicos quedan prohibidos durante la presentación. Sin embargo, si tu empresa permite su uso durante la reunión, prepárate para que no te distraigan y pierdas la concentración.
  7. Evalúa si realmente necesitas una presentación con diapositivas. Muchos expositores utilizan una presentación en PowerPoint para evitar el contacto visual con sus colegas. Nunca pierdas el contacto visual.
  8. Maneja las preguntas. Cuando te hagan una pregunta repítela lo suficientemente alto para que si alguien no escucho bien, tenga la información y mantengas la atención de la audiencia.
  9. Recuerda que hacer un ensayo en tu oficina, sentado en tu escritorio no es lo mismo que en una mesa de la sala de juntas en donde el tono y el volumen tienen que ser más altos. Trata de practicar en un ambiente que sea lo más parecido al sitio en donde lo vas a presentar. Y si es en el lugar exacto, mejor.

Practica estas recomendaciones y tus presentaciones serán excelentes, no importa si estás de pie o no.

El uso de tipografías

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Cuando descubrimos el uso de tipografías (también llamadas fuentes) la novedad hace que nos emocionemos y nos dejamos llevar por el entusiasmo. Antes de que nos demos cuenta, nuestra presentación tiene 10 diferentes tipos de fuentes.

Lo mejor es utilizar como máximo tres tipos que se vean armónicos y se complementen entre sí. Recodemos que lo principal es que se puedan leer fácilmente, tanto por la persona que está cerca de la pantalla como por los que están al final del salón.

Para una presentación corporativa lo mejor es:

  1. Evitar el uso de las siguientes tipografías como: Papyrus, Comic Sans, Brush Script o Times New Roman.
  2. No comprimas o extiendas la tipografía.
  3. Utilizar los diferentes pesos en cada familia: Light, Regular, Itálica, Bold. Destaca lo que es importante con el peso.
  4. Ordena el texto de acuerdo a localización geográfica, orden alfabético, jerarquía, cronología (si la hay) y categoría. Determina cuáles son los aspectos más importantes.
  5. Evita láminas con mucho texto.
  6. Si tienes demasiada información puedes imprimirla en un documento adjunto y distribuirlo entre tu audiencia.
  7. No tienes que llenar todo el espacio con texto, simplemente equilibrar el tamaño de la tipografía con el color y el fondo.

Debes tomar en cuenta si la presentación va a aparecer en diferentes dispositivos: computadoras de escritorio, laptops o tabletas, en formatos pc o mac, o va a ser de forma presencial en un salón con ayuda de un cañón. De cualquier forma lo mejor es usar tipos sans serif (los tipos sencillos que no tienen patines) como Arial, Helvética, Futura o Gill Sans. Algunas de estas tipografías han sido sobre explotadas y terminan pareciéndonos terriblemente aburridas. Si quieres descubrir otras alternativas puedes consultar los siguientes sitios que permiten bajar tipografías gratuitamente:

www.google.com/fonts
www.fontsquirrel.com
www.dafont.com
www.fontfabric.com

Recomendaciones de un presentador

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Los mejores presentadores son contadores de historias. Capturan la atención de los asistentes desde la primera frase y la mantienen hasta que se bajan del escenario. ¿Cómo lograr esto?

Aquí tenemos algunos puntos importantes que debes tomar en cuenta para que tu presentación sea algo fuera de serie.

  1. Cuenta historias personales. Los relatos más fascinantes son los que revelan vulnerabilidad. Determina cuáles son los puntos que quieres destacar y cómo se relacionan con una experiencia que hayas tenido. Si logras esto son muchas las posibilidades de que tu audiencia se identifique contigo
  2. Trata de no preocuparte por revelar demasiado sobre ti. Entre más te abras, más real y convincente será tu historia. Tu audiencia sentirá contigo y comprará tu historia.
  3. Prepara tus primeras frases para capturar la atención de tu audiencia desde el primer momento. Platícales con pasión lo que encontrarán al final de la historia y no olvides los detalles conforme avanzas.
  4. ¿No sabes cómo empezar? Aplica el truco periodístico del tren. Éste consiste en sentirte que vas en un tren en marcha y tienes la posibilidad de entrevistar a un personaje que llegará a su destino en 15 minutos. ¿Qué dirías en  los pocos minutos que tienes para comunicar tu mensaje? Escribe unas cuantas opciones que te ayuden a concretar tu idea y empieza desde ahí.
  5. Enfócate en uno o dos puntos clave. Piensa de antemano en los puntos que quieres destacar. No te vayas por la tangente ni te alargues demasiado, mantén tu historia fuerte y concisa.
  6. Practica, practica, practica antes de estar frente a tu audiencia.
  7. Sé agradable y carismático. Éstos son elementos importantes cuando cuentas una historia. Incluye algunos toques de humor (si va con tu personalidad)  especialmente si estás tratando un tema serio. Esto ayudará a bajar la tensión frente a tu auditorio.

Un video que puede servir para aprender a ser un buen presentador: “The first 20 hours” de Josh Kaufman (con subtítulos en español):
https://www.youtube.com/watch?v=5MgBikgcWnY

Principios del «storytelling»

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  1. Narra de forma diferente. Les tienes que dar algo nuevo que no sea lo que está en internet o el material de un libro muy conocido. Proporciónales un punto de vista diferente aunque sea un tema que ya se haya tratado antes.
  2. Definir el contenido de tu presentación, el “núcleo” del tema. Si el tema es clásico, ofrece una visión diferente. Por ejemplo, si vas a hablar sobre liderazgo narra, por ejemplo, una anécdota de un líder muy conocido… pero sin revelar su nombre.  Cuando al final lo hagas, habrás creado una expectativa sobre su identidad y sus logros.
  3. Organiza tus ideas en papel. Cuando vamos a hacer una presentación muy técnica, debemos ser muy claros y concentrarnos en la audiencia. Tenemos que sintetizar y traducir los conceptos de manera que la audiencia los pueda captar fácil y rápidamente. Steve Jobs dominaba este arte, y por eso en vez de decir “El nuevo ipod tiene 4gb de capacidad”, decía “Ahora puedes tener 1,000 canciones en tu bolsillo”.
  4. Sintetiza. Un ejercicio para obtener una buena síntesis es escribir y garabatear sin posibilidad de borrar o corregir. Es la mejor forma de sacar todo lo que está de más y llegar a su esencia.
  5. Deja entrever cuál es tu cierre y crea expectativa. Cuando en una película empiezan por mostrar una escena muy avanzada en la trama, el público se engancha. En la novela de Gabriel García Márquez Crónica de una Muerte Anunciada, en la primera página dice: “El día que lo mataron, Santiago Nasar se levantó a las 5:30”.
  6. Logra un equilibrio entre contenido y narrativa. Es la parte más difícil de una narración. Demasiado enfoque en el contenido resulta aburrido.  Demasiado tiempo en narrar la historia aburre a los que están esperando datos más técnicos o científicos. Para lograr el equilibrio se requiere de un guión muy trabajado.
  7. Crea un ritmo. Usa la regla de 3. Divide la presentación en 3 partes y todo lo que hagas siempre plantéalo en tres. Tu audiencia sigue ese ritmo y se engancha con lo que estás diciendo.
  8. Conoce a tu audiencia. La presentación debe tomar en cuenta aspectos locales. Hay que relacionar la información con el público. Cuando un presentador internacional se ha tomado la molestia de usar ejemplos locales en sus conferencias, los oyentes se llevan una grata impresión, se sienten tomados en cuenta.  No hay nada que iguale la empatía que crea tal deferencia.
  9. Reduce la información al mínimo posible. Las transparencias que contienen mucho texto distraen al público. Las láminas no son para leerlas, son un apoyo visual para la narrativa. Si hay que colocar cuadros o estadísticas destaca el valor o índice más relevante de toda la transparencia. De preferencia, cada punto se debe presentar en una lámina distinta.
  10. La voz, las pausas y los movimientos del presentador son parte de la charla. Tu presencia, tus movimientos y el tono en que presentas deben contribuir a mantener la atención del auditorio para que se comprenda mejor lo que estás diciendo.
  11. Practica una y otra vez. Una conferencia exitosa es el resultado de muchas horas de preparación. Los conferencistas experimentados practican 90 horas (8 horas diarias durante poco más de 11 días) para dar una conferencia de 60 minutos. Hay que evitar las muletillas, verse inseguros o perder el hilo del tema.

Un libro para compartir: Presentation Zen. Garr Reynolds. Editorial New Riders.

Un video para compartir: The surprising secret to speaking with confidence, Caroline Goyder, https://www.youtube.com/watch?v=a2MR5XbJtXU

Cómo contar una historia

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Te han contado historias toda tu vida. Ya sea que provengan de un personaje pintoresco, de una novela épica, de una película o de una canción, las historias impregnan todo lo que hacemos. Nuestra vida es una larga historia que vamos escribiendo al mismo tiempo que respiramos, nos movemos, sentimos. Ahora mismo, mientras lees este blog, estás modificando tu historia.

De todas las historias que has leído, escuchado, o visto en una serie de televisión sólo recuerdas unas cuantas. Los mejores contadores de historias son recordados por su tono de voz, por su forma de conectarse con la audiencia y por la historia misma aunque no  recuerden muchos detalles.

Puedes dividir en tres partes la estructura de tu relato: conflicto, clímax y desenlace. Las dos primeras las puedes poner en el orden que quieras pero el desenlace debe ser rápido y significativo.

Las presentaciones que cuentan una historia son las que tienen un impacto mayor.
Una historia debe tener 6 características para recordarse:
• Sencilla
• Emotiva
• Creíble
• Concreta
• Inesperada
• Relatable

Puedes recordarlo cómo SECCIR para que sea más fácil.

Una historia se puede dividir en tres partes y si hay que subdividir hazlo en múltiplos de 3. Este es el número con el que el cerebro se conecta con mayor facilidad. En la audiencia se va creando un ritmo que le permite captar tus conceptos sin esfuerzo.

Cuando cuentes una historia incluye elementos visuales que apoyen lo que estás diciendo. Fotografías, videos, una animación o una puesta en escena. Estos elementos cimientan la historia para que los datos tengan un impacto mayor.

Steve Jobs fue famoso por sus las historias. Ya fuera el lanzamiento de un producto o la presentación de alguna información importante, organizaba y ensayaba su presentación durante días para darle una estructura, pulir la narración y crear suspenso. Esto es contar una historia.

En tu siguiente presentación toma en cuenta el poder que tiene contar una historia. Recuerda que aunque se trate de un asunto corporativo, incluir una narración puede ser lo que haga que tu mensaje se quede en la mente de todos.

Una propuesta para leer: Edustorytelling. El Arte de Contar Historias para la Vida Cotidiana y el Aprendizaje. Débora Chomsky, editorial UOC. Amazon.

Una propuesta de video: Nancy Duarte, How to lure your audience.
https://www.youtube.com/watch?v=Vi6uA_N55yY

9 principios básicos para una presentación memorable

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En corto, para hacer una presentación que tu audiencia recuerde debes tener en cuenta:

  1. La presentación es para tu audiencia no para ti. Define cuál es la idea principal que quieres comunicar y dale un sello personal.
  2. El tiempo es un elemento determinante, no lo desperdicies en detalles que no contribuyan a la mejor comprensión de la presentación. Sé efectivo, ajusta la presentación a 18 minutos (tipo TED – www.ted.com)
  3. Nunca des una presentación sobre un tema que no te guste y domines.
  4. No olvides que la audiencia recuerda más al presentador que la presentación. Muéstrate de forma humana; la arrogancia del presentador puede matar el interés del público.
  5. Muestra pasión por tu tema. Eres el vehículo para hacer que los que están en la sala se conecten con lo que tienes que comunicarles. Aprovecha y usa tu imaginación.
  6. Cuenta historias. Crea momentos de suspenso que lleven a tus escuchas a la revelación. Ve más allá de lo obvio y encuentra el mensaje principal.
  7. Aunque sientas que ya has ensayado muchas veces, ensaya una vez más. Grábate para que te veas, escuches y mejores.
  8. Hazlo divertido para todos. Si va con tu manera de ser introduce detalles simpáticos. Si no te sientes cómodo con esto, no lo hagas.
  9. Toma en cuenta a quienes conforman tu audiencia y su probable estado de ánimo. Recuerda, al principio del día, son más receptivos; al final, están más cansados.

Cualquier presentación es perfectible; prepárate para presentar con excelencia.

Una propuesta de video :
How to speak so that people want to listen. Julian Treasure, (con subtítulos en español) https://www.youtube.com/watch?v=eIho2S0ZahI

Elementos de una presentación

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Muchos tenemos problemas para diseñar una presentación. No es necesario que seamos comunicadores, diseñadores gráficos o escritores para que tengamos un buen resultado. Antes que nada hay que organizar nuestro trabajo.

1. Crea el guión. Define los puntos principales de tu tema y plantea una introducción que atrape la atención del público.

  • Cuenta una historia. Con esto, la audiencia se engancha en el tema.
  • Haz preguntas. Pueden ser sobre lo que acabas de contar o preguntas personales.  Al auditorio le gusta que te dirijas a ellos de forma individual: ¿Quién no se ha sentido así alguna vez?
  • Presenta una cita. Ésta debe ser relacionada con la parte central de la presentación; debe ser sencilla y corta: “Los buenos líderes no son los poderosos sino quienes empoderan a su equipo”.
  • Introduce los datos principales.  Qué es lo más relevante del tema.
  • Conclusión. Rápida y contundente.

La audiencia debe tener perfectamente definidas cada una de las etapas de la presentación para poder retener las ideas que has planteado.

2. Diseña tu presentación. Define cuáles son los lineamientos del contenido visual de tu presentación.

  • Una vez que tienes el contenido y la estructura, traslada las ideas a las láminas. Como máximo maneja 3 frases por lámina, si son 2, mucho mejor.
  • Storyboard. En una hoja grande de papel dibuja un recuadro por cada lámina. Lo puedes hacer directamente en el software que vayas a utilizar: PowerPoint, KeyNote o cualquier otro que hayas elegido. Puedes utilizar, también, post-its o tarjetas que se puedan  mover de lugar hasta lograr el orden que más se apegue a la idea que tienes.
  • Tipografía. Selecciona una tipografía que sea, ante todo, clara y fácil de leer. Se debe utilizar un tamaño de letra de alrededor de 30 puntos para que los asistentes puedan leer con facilidad el texto aunque se encuentren lejos de la pantalla. Selecciona colores que sean armónicos y que permitan establecer suficiente contraste entre el fondo y la tipografía.
  • Imágenes. Las fotografías deberán tener buena resolución, con un concepto común que refleje uniformidad a todo lo largo de la presentación. Esto con el propósito de no tener distractores.

Una propuesta de video:
Nancy Duarte, The Secret Structure of Great Talks (con subtítulos en español).
http://www.ted.com/talks/nancy_duarte_the_secret_structure_of_great_talks»