Minientrada

Las presentaciones de TED nos han enseñado que menos es más.

Muchos presentadores incluyen diapositivas de más porque pasan por alto varios aspectos:

  • No es necesario respaldar todo lo que dices con una imagen.
  • Las imágenes están para apoyar al presentador, no viceversa.
  • La audiencia necesita desligarse de las imágenes y centrarse en las palabras del expositor.

Una diapositiva  en negro, le permite al oyente vaciar la mente de las imágenes que acaba de ver, es como si apagara el proyector.

Cuando se intercala una diapositiva en negro (sí, en negro), estás haciendo hincapié, en que no necesita una imagen y tu participación se vuelve visualmente más interesante. Cuando la pantalla solamente aparece un recuadro negro, la audiencia instantáneamente regresa la atención al presentador. No necesitan ser re-direccionados. El cambio se da automáticamente de forma natural.

No dividas a la audiencia

Los asistentes tienen su atención en lo que el presentador está diciendo, por un lado y en la diapositiva por otro. El recuadro en negro unifica a la audiencia, se centra en el presentador, no hay una imagen que distraiga la atención.

Una forma de poner la proyección en negro, es utilizando la tecla “B”, algo que se puede hacer en la mayoría de los controles, si se utiliza PowerPoint o Keynote y está en modo presentador. Solamente toca la tecla “B” para que la pantalla se vaya a negros.

Para historias que contienen drama o una idea de mucho impacto, una diapositiva en negros acentúa más lo que se quiere transmitir. Dependiendo del tema, la técnica puede tener un mayor efecto en el oyente.

Cuándo utilizar una diapositiva en negro

Hay varios casos en donde funciona muy bien:

  • Cuando el presentador quiere que la atención esté centrada en él sin nada que distraiga a los escuchas.
  • Cuando la idea que se está presentando no necesita de una imagen para sustentarse.
  • Cuando se está explicando algo con un objeto, por ejemplo: una pieza de equipo.
  • Cuando es necesario darle un respiro a la audiencia de las imágenes que están observando.
  • Cuando es necesario cambiar el ritmo o la atmósfera de la presentación.

Tus diapositivas + un espacio en negro = Impacto seguro

Si utilizas estas recomendaciones en tu próxima presentación, tendrás una audiencia fresca con menor fatiga visual. Date un plus practicando este principio y tus oyentes tendrán una experiencia memorable.

Busca el blog de Gerry Sandusky con propuestas que te ayudarán a presentar de una manera más efectiva y creativa.

www.gerrysandusky.com

Una diapositiva en negro

Palabras para una presentación exitosa

 
El manejo de técnicas de presentación, en el mundo de ventas de hoy, es una herramienta indispensable. La comunicadora Patricia Fripp, especialista en comunicación, asegura que para lograr que el mensaje sea captado exitosamente, debe de estar estructurado de manera clara y explícita.

En mi búsqueda por convertirme en una buena profesional de la comunicación, una de las mejores lecciones que he aprendido es que ser concreto se traduce en credibilidad. Cuando doy una asesoría a un grupo de profesionales, evito utilizar lenguaje demasiado coloquial. Una forma de lograr competitividad es siendo claro, conciso y amable en la selección de las palabras que utilizo para transmitir conceptos.

La diferencia entre una conversación y presentación es muy clara: en una conversación no establecemos de antemano lo que vamos a decir. Saltamos de un tema a otro de forma libre. Empezamos una frase, la dejamos inconclusa y más adelante la terminamos. Hablamos de generalidades y no es necesario que seamos específicos en cuanto a un término.

En una presentación, no importa si estamos ante una gran audiencia o solo dos personas. Es importante que definamos cuál es el propósito y qué resultados esperamos obtener. Por eso debemos seleccionar cuidadosamente las palabras que, nos ayuden a expresar mejor nuestro mensaje, nos dice Patricia.

Características de una buena voz

 
En muchas profesiones vales lo que sepas hacer con tu voz. En lugar de subir el volumen, prepárate y consolida tus argumentos.

Voz es el sonido que sale a través de la boca y también, voz es la forma que toman nuestros pensamientos cuando nos comunicarnos con los otros. La voz va mucho más allá de lo que percibimos cuando escuchamos a gente hablando o cantando. Hay voces chillonas, otras graves, claras, apacibles, débiles y voces fuertes.

En una presentación el manejo de la voz es primordial; puede ser nuestra aliada o nuestra detractora. Para hablar de forma eficiente, hay que empezar por una dinámica que nos ayude a sacar el máximo provecho de nuestro instrumento de presentación.

En primer lugar el énfasis y la fuerza que le damos a ciertas palabras, nos ayudan a poner la atención en determinadas ideas, debe de percibirse de manera natural pero contundente. La voz debe escucharse con suficiente energía para que envuelva a la audiencia y no que los escuchas tengan que hacer un esfuerzo para captar lo que el conductor está diciendo.

En el tono de voz, debe de percibirse emoción. Un orador cuya voz que se escucha con la misma modulación es “monótona», dificulta la comprensión en lugar de favorecerla.

El ritmo y la velocidad es primordial. Algunos oradores parecieran estar participando en una carrera de autos para llegar en primer lugar. La audiencia necesita variaciones en ritmo de lo que está escuchando, para mantener el interés; las variaciones son indispensables. Si estamos hablando de emociones, el ritmo debe de ser acorde a lo que describimos.

Mediante momentos de silencio, se crea un ambiente de suspenso que hace que el escucha regrese al presentador si por alguna razón se había distraído del tema. Las pausas y el silencio son herramientas que sirven para crear tensión, énfasis, suspenso, para establecer puentes entre dos ideas o para hacer una transición entre temas. El silencio cuando lo sabemos aplicar es un arma poderosa.

La calidad de voz, que es con lo que cada uno nace, es igualmente importante. Dos de las clasificaciones son: en cuanto a tono (grave o agudo) y por su intensidad (fuerte o débil). Para ser un buen presentador, que es lo que nos ocupa aquí, la voz de un orador debe de tener claridad y presencia para mantener el interés de la audiencia.

Si no tienes la voz que te gustaría, puedes desarrollarla con el entrenamiento adecuado. Para comenzar, te sugerimos la siguiente página: 7 ejercicios para mejorar la voz. https://www.youtube.com/watch?v=4lQoCP_wN6k, o, toma clases de canto.

 

Errores comunes al usar PowerPoint

PowerPoint fue desarrollado por ingenieros como una herramienta para comunicarse con el departamento de marketing. Los programadores vieron en este programa un instrumento para ahorrar tiempo y dinero a la empresa, en lugar de crear diapositivas de manera convencional. Una vez que tuvo vida propia, PowerPoint se volvió independiente y llegó a millones de usuarios. Es una herramienta muy valiosa.

Tiene la capacidad de comunicar conceptos verbales muy densos de manera efectiva. A medida que las empresas necesitan comunicarse  de manera más y más rápida, es un elemento que enlaza a grupos que dependen de la comunicación, interna o a distancia. Es mucho más efectivo que los correos electrónicos porque permite comunicar ideas gráficas.

Acércate a PowerPoint. Este programa  es un asistente versátil que ha sido mal interpretado. La mayoría se enfoca a poner un número infinito de bullets que nos mandan a leer textos y hacerlo muy confuso y aburrido. Las plantillas son buenas, pero los criterios con que se utilizan son muy malos. Hay que saber aplicar las tipografías, colores, fondos, gráficos e imágenes.

El propósito de PowerPoint es establecer comunicación con nuestros interlocutores. Desafortunadamente esos objetivos no se cumplen porque:

  1. Se utiliza como teleprompter. Piensen en todas las veces que han asistido a una reunión en las que el presentador utiliza las láminas para leerle el contenido a la audiencia. Es la mejor manera de hacer que pierdan interés en las ideas. Algunos utilizan la presentación en PowerPoint para justificar el trabajo que han hecho durante un periodo y le dan carácter de resumen para evitarse más trabajo.
  2. Se utiliza para presentar números, gráficas y tablas. Si tu intención es manejar cifras y resultados, entonces mejor cancela la reunión y manda la información por correo. Los asistentes a tu presentación necesitan sentir que estás ahí para transmitirles ideas y conceptos. Se trata de hacer contacto a nivel cerebral entre tus oyentes y tú, de dar nuevas propuestas, diferentes enfoques y puntos de vista. Hacerlo sin transmitir emoción y pasión es imposible. PowerPoint brinda una excelente oportunidad para aprovechar la pantalla, hacer contacto visual y encender el lado derecho del cerebro de la audiencia.
  3. Se utiliza para justificar resultados. ¿Por qué nos cuesta tanto trabajo aceptar que se trata de vender? Todas las actividades humanas tienen el objetivo de convencer aunque no lo aceptemos abiertamente.  Vendemos conceptos, vendemos formas de vida, posiciones políticas y productos. Si crees en tus ideas, véndelas.

Algunas ideas fueron tomadas del libro Bad Presentations de Seth Godin.

Atrapa ideas

 
La mayoría de los grandes creadores: escritores, arquitectos, pintores, etc. cargan siempre una libreta en la que apuntan las ideas que en un momento inesperado, surgen como semillas de un concepto magistral.

¿Cuántas veces estando en medio del tráfico, sin poder avanzar, se te ha ocurrido una idea que puede ser el comienzo de un gran proyecto? ¿Cuántas ideas han empezado en un pedazo de servilleta en un café o en un bar? Llevar siempre una libreta es una herramienta poderosa para atrapar ideas y sueños:

  • Sirve como plataforma de despegue de ideas.
  • Es un vehículo para ejercitar la imaginación.
  • Sirve para llevar un registro del avance de proyectos.
  • En un panorama más amplio, nos ayuda a llevar un registro de nuestra historia de vida.
  • En estos cuadernos puedes escribir comentarios y dibujos en diferentes colores y hasta hacer un mapa mental o una tormenta de ideas que más tarde pongas en hojas más grandes para desarrollarlos.
  • Es mejor empezar el día escribiendo en un cuaderno en lugar de en la computadora, según algunos escritores.
  • La disciplina de escribir diariamente es una forma de ejercitar la mente mediante las palabras. Algunos autores aseguran que deben de escribirse 1,000 palabras al día.

¿Por qué es necesario llevar siempre un cuaderno?

  1. Las ideas surgen en los lugares más inesperados. Como el amor a primera vista los momentos especiales son raros, casi nunca se anuncian. No tienen horario, ni fecha en el calendario. Las musas se aparecen según les convenga. Puede ser cuando estás tomando una taza de café o cuando alguien cuanta una historia.
  2. Las ideas nunca surgen completas. Los proyectos necesitan nutrición y cuidados para desarrollarse y madurar. Si no se capturan, simplemente se olvidan.
  3. Las libretas son tierra fértil para las semillas creativas. Muchos jóvenes diseñadores, que se han educado en la era digital, utilizan hoja y papel para desarrollar sus ideas y una vez que las tienen claras, las pasan a la computadora. Moverse con lápiz y papel te da mayor movilidad y estimula la creatividad.
  4. Qué debes poner en tu cuaderno de ideas. No hay reglas específicas de lo que debe ponerse en el cuaderno. Todo lo que consideres que te puede servir para desarrollar una idea, entra: La cita de un autor, una fotografía, un recorte de periódico, una idea, dibujos (no aplica decir “NO porque dibujo feo”), la liga de un sitio interesante, etc.

Después de un tiempo de practicar y guardar tus ideas, te sorprenderás de los cambios que se presentarán en tus proyectos.

Lo que bien empieza

 

Una buena presentación es en la que la audiencia recuerda vívidamente los que se
dijo al principio y al final. Los mejores presentadores son los que se conectan con
la audiencia de manera intelectual y/o emocional.

Para abrir una presentación que sea recordada como original y contundente, puedes intentar las siguientes entradas:

Con una pregunta:

¿Qué es la soledad? preguntó, El Principito.“Es un reencuentro contigo mismo y no es un motivo de tristeza, es un momento de reflexión”. Contestó el piloto.
Antoine de Saint Exupéry, escritor francés.

¿Cómo se identifica a un buen líder?
“La calidad de un líder no se mide por las respuestas que da, sino por las preguntas que hace”.
Simon Sinek, coach e investigador de la comunicación.

Con una afirmación:

“La Valentía no es la ausencia de miedo, sino el triunfo sobre él. El hombre valiente no es el que no siente miedo, sino el que se se sobrepone al pánico”.
Nelson Mandela, luchador por la igualdad en Sudáfrica.

Con una imagen:

 
Con estadística:

Recientemente la productora y actriz Jane Fonda se presentó en TED con la plática: El tercer acto de la vida. “ A lo largo del siglo pasado se dieron muchas revoluciones, pero a la vez no ha habido ninguna tan significativa cómo la revolución de la longevidad. Ahora tenemos la posibilidad de vivir 34 años más que lo que vivieron nuestros bisabuelos. Piensen en ese dato. Se ha añadido el equivalente a una segunda vida adulta, a nuestra esperanza de vida”.
Jane Fonda, productora y actriz.

Con una declaración sorprendente:

“No repruebo las revelaciones de WikiLeaks, porque la verdad se hizo pública. La mayor parte de las veces, aunque la verdad sea incómoda, es benéfica para todos”.
Jimmy Carter, ex Presidente de los Estados Unidos.

¡Tengo un sueño! Tengo el sueño de que un día en Alabama, con sus racistas viciosos, con su gobernador con palabras de interposición y anulación. Un día en Alabama los niños y niñas, podrán unir las manos con pequeños blancos, como hermanos y hermanas.
Martin Luther King, defensor de los derechos de los afroamericanos.

Con Humor:

“La edad no importa mucho, a menos que seas un queso”.
Luis Buñuel, cineasta.

Cuando le preguntaron si tenía un color preferido para el Ford T, dijo:“Puede ser de cualquier color siempre y cuando sea negro”.
Henry Ford, inventor y empresario.

Citando a un experto:

“Como dijera el Dr. Arnoldo Krause: La buena medicina clínica, la que los médicos amamos por ser de primera mano con el paciente, se está perdiendo cada día más”.
Dr. Samuel Ponce de León, miembro de la Academia Mexicana de Medicina.

Con un testimonial o una historia de éxito:

Hoy, la compañía AirBnb, dedicada a la renta de sitios de alojamiento en 191 ciudades del mundo, está valuada en 25,500 millones de dólares. Pero, en 2008, Brian Chesky y Joe Gebbia, co-fundadores no tenían idea de su futuro éxito. A pesar de lanzar el portal en múltiples ocasiones el sitio de Airbnb no progresaba. Chesky y Gebbia sobrevivían con cereal y una deuda de decenas de miles de dólares en sus tarjetas de crédito. Un año después, su startup fue aceptada en una incubadora de negocios que les permitió llegar a donde se encuentran hoy.
Brian Chesky y Joe Gebbia, co-fundadores de AirBnb.

Mostrando un objeto:

 
“El nuevo Apple Nike Watch con celular integrado, te permite escuchar tu música favorita, tener acceso a tus mensajes de voz y a los comentarios de tu entrenador. Tu compañero de pista y el gym, va más allá de lo que podías imaginar”.

Seguramente conoces otros elementos con que abrir. Recuerda que los mejores comunicadores son los que logran que su audiencia, se lleve consigo la idea principal de la presentación.

Cómo tomar decisiones de una forma acertada

 

Todos los días tenemos que tomar decisiones importantes y otras que no lo son tanto. Muchas de ellas pueden ser oportunidades que cambien nuestra vida de manera radical. Mike Whitaker, coach de negocios profesional, nos dice: “ La vida no es algo que nos sucede, participamos en ella activamente de acuerdo a las decisiones que tomamos”.

La mayor parte de las personas aprende cometiendo errores. Los líderes exitosos deciden de otra manera: con disciplina y análisis ven cual es su mejor opción.

Cuando tengas que definir y decidir asuntos importantes, toma en cuenta tres aspectos fundamentales.

  1. No todas las decisiones tienen el mismo peso; la mayoría de la gente sabe que hay decisiones de diferente tamaño. Las pequeñas son las que te afectan en la vida diaria: que comerás hoy, la ropa que vas a ponerte, a qué hora llegarás a la oficina, etc. Aproximadamente tomamos 150 decisiones al día. No tenemos mucho tiempo para analizarlas y sus consecuencias son menores. Los líderes exitosos no pierden el tiempo con decisiones pequeñas, por eso delegan.
  2. Las decisiones medianas son las que pueden impactar tu vida en el siguiente año: decidir si te cambias de escuela, de casa o si aceptas a un compañero de roomate. Son decisiones que pueden afectar tu vida, pero no son tan importantes a largo plazo.
  3. Las decisiones con mayor peso son las que tenemos que tomar con una visión a más largo plazo. Son las que se relacionan con las metas y para las que debemos definir:
  • Cuáles son nuestras cinco metas primarias y qué necesitamos para mantenernos enfocados en ellas.
  • Cómo podemos identificar nuestras prioridades y ubicarlas dentro de una escala, para que en el momento en que tengamos que tomar una decisión importante, lo hagamos correctamente.
  • Debemos saber identificar cuando estamos ante un momento excepcional y cuales serán los beneficios si seguimos por ese camino.
  • Si te equivocaste, enfrenta que tomaste una mala decisión. La mayoría de las personas, tienen un gran problema cuando se trata de reconocer que cometieron una equivocación. Los verdaderos líderes reconocen qué es su error, ven cómo se puede corregir y lo hacen sin perder tiempo.
  • Evita situaciones tramposas. Aprende a identificar cuándo estás ante una posición vulnerable: con problemas personales, emocionales, cuando andas de prisa, enojado, cansado o enfermo. Si no sientes que estás al 100%, es mejor que digas: “En este momento no puedo tomar una decisión, es mejor que lo analice para identificar la mejor opción”. No todo se debe resolver inmediatamente y menos cuando se tratan asuntos importantes. Si tomamos una decisión de peso en un momento vulnerable, las consecuencias pueden ser lamentables, incluso pueden afectar nuestra trayectoria profesional o llegarse a convertir en una carga que arrastremos por largo tiempo. Las personas exitosas deciden de forma consciente.

Un libro que explora este tema, es The Decision Makeover de Mike Whitaker.

Define tus miedos en lugar de tus metas

Tim Ferriss es un consultor tecnológico, con varios libros impresos en varios idiomas. En esta plática de TED Vancouver BC, se dirige a los que enfrentan decisiones difíciles. ¿Cómo sobreponerte a lo que más te asusta? ¿Cómo superar la parálisis y lanzarte a la acción? Tim Ferriss te ayuda a visualizar y a describir tus miedos detalladamente, mediante ejercicios poderosos que él llama ” controladores del miedo”. Su propuesta de “¿qué pasaría si…” con tres pasos: define, previene y repara, ayuda a separar las situaciones difíciles de las que no lo son tanto y a visualizar las mejores acciones y soluciones.

Las herramientas de los grandes oradores


En tu siguiente presentación, toma en cuenta estas prácticas de los grandes maestros de la comunicación.

  1. Mantén una postura firme. El coach Tony Robbins, siempre mantiene la espalda recta y los hombros alineados con los pies. Esta posición transmite confianza y autoridad.
  2. Habla con las manos. Barak Obama utiliza las manos para enfatizar puntos importantes. Con ello, añade más significado a su mensaje.
  3. Incluye elementos visuales. Steve Jobs, utilizaba objetos para ilustrar un concepto: un sobre como los que usamos para enviar documentos, con la MacAir adentro, para presentar la nueva computadora: “tiene el peso y el tamaño exacto y se transporta fácilmente”.
  4. Controla el flujo de tu discurso. Oprah Winfrey, la empresaria y presentadora de televisión, mantiene a su público enganchado con un tono de voz controversial y apasionado. Con una cadencia natural, añade claridad y energía a su discurso.
  5. Añade pausas. Jack Ma, el empresario chino (Alibaba) que maneja grandes empresas a través de internet, hace pausas para pasar de una idea a otra. Con esto los oyentes tienen tiempo de digerir y reflexionar la información.

Puedes ver estas herramientas en el video: https://www.inc.com/video/5-body-language-tips-from-great-public-speakers.html?cid=readmorevideoimage

Palabras que aumentan la credibilidad

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El poder de una palabra puede ser definitivo para influir en el comportamiento humano. Los que saben usar las palabras correctas en una determinada situación, tienen una ventaja. Los grandes líderes saben bien esto. John F. Kennedy supo muy bien aplicar las palabras cuando acuño la frase: “No preguntes qué puede hacer tu país por ti, pregúntate qué puedes hacer tú por tu país”.

Aquí algunas palabras poderosas y cómo utilizarlas en una presentación:

  1. Tú. La mayoría de las personas nos centramos en nosotros mismos. Es importante crear una liga con la audiencias que nos está escuchando y eso se logra si los hacemos sentir que nos dirigimos a ellos de forma individual: tú eres importante para mí. Haz que se sientan tomados en cuenta y que lo que tienes que decir les va a beneficiar.
  2. Urgente. Las palabras que tienen una connotación de necesidad inmediata nos llaman a involucrarnos y actuar: necesito urgentemente tu ayuda para cambiar. Algunas palabras asociadas con necesidad son: ahora, apremiante, solo, hoy mismo, mañana, último, inaplazable, importante, de inmediato.
  3. Conexión. El estilo de vida actual hace que pasemos mucho tiempo dedicados a infinidad de actividades y tengamos poco tiempo para comunicarnos. Una presentación es una excelente oportunidad para establecer un sentimiento de comunidad: somos parte de la misma corporación, sociedad. Somos una colectividad conectada. Palabras que nos enlazan: unión, ayuda, descubrir, contribuir, crear, co-crear, compartir.
  4. Confianza. Las palabras que le dicen a la audiencia que somos personas confiables, le permiten conectarse con los conceptos causa-efecto que se asocian con ser objetivos y racionales: la objetividad nos hace confiables. Debemos utilizar palabras que creen seguridad, por ejemplo: resultado, consecuencia, razón, causa, prueba, investigación, observación, análisis.
  5. Retribución. La vida acelerada que llevamos nos mueve a buscar resultados rápidos con poco esfuerzo. Nuestra audiencia se sentirá satisfecha si en pocos minutos obtiene información que le traerá beneficios significativos: obtendrás resultados inmediatos. Algunas asociaciones con inmediatez y facilidad son: rápido, instantáneo, inmediato, sencillo, activo, dinámico.
  6. Sorpresivo. Vivimos saturados por conceptos, imágenes y sonidos que hacen que disminuyen nuestra capacidad de asombro. Por eso, cuando encontramos algo inesperado reaccionamos de manera contundente: te vamos a sorprender de una manera diferente. Para crear sorpresa utilicemos palabras como: sorprendente, increíble, notable, extraordinario, deslumbrante, asombroso.

Éstas son algunas palabras que pueden ayudarte para que tu presentación sea exitosa, pero siempre sustentadas en la veracidad del contenido.

Un video que te ayudará a mejorar tu discurso:
7 Secrets of Great Speakers, Richard Greene, https://www.youtube.com/watch?v=i0a61wFaF8A